Witaj w centrum pomocy Apilo

Wstęp

Integracja Apilo z KSeF jest dedykowana wyłącznie dla użytkowników korzystających z modułu fakturowania Apilo.
Jeśli korzystasz z zewnętrznego systemu księgowego (np. wFirma, Fakturownia, InFakt, FakturaXL itp.), proces przesyłania faktur do KSeF odbywa się bezpośrednio w zewnętrznych systemach.

System Apilo pozwala na elastyczne zarządzanie sprzedażą, dlatego jeśli obsługujesz kilka firm, możesz dodać integrację z KSeF wielokrotnie – osobno dla każdego numeru NIP. Pamiętaj, że dla każdej aktywnej integracji z KSeF musisz utworzyć odrębną, unikalną serię numeracji.

Konfiguracja po stronie KSeF

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/login:
   
2. Wprowadź NIP firmy i wybierz opcję: „Uwierzytelnij”:
   
   
3. Wybierz sposób podpisania dokumentu. Możesz użyć profilu zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego czy e-dowodu. Następnie przejdź przez proces podpisywania dokumentu:
   
   
4. Wygeneruj klucz certyfikatu – podaj nazwę certyfikatu oraz zdefiniuj hasło:
   
   
5. Pobierz klucz i złóż wniosek o wydanie certyfikatu:
   
   Pobierając pierwszy certyfikat – wybierz: „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”.
   Jeśli chcesz wygenerować certyfikat offline -wybierz: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.
6. Pobierz gotowy certyfikat:

Uwaga! W trakcie procesu zostaną pobrane dwa pliki:
– jeden z rozszerzeniem .cert – to właściwy plik certyfikatu;

– drugi z rozszerzeniem .key – plik klucza.

Zasady generowania i zarządzania certyfikatami KSeF

• Certyfikaty KSeF dla poszczególnych zastosowań muszą być generowane oddzielnie. Ze względów technicznych nie ma możliwości utworzenia jednego, uniwersalnego certyfikatu łączącego obie te funkcje.

• Ponieważ certyfikaty KSeF dziedziczą uprawnienia użytkownika systemu, proces generowania kluczy i certyfikatów powinien zostać przeprowadzony wyłącznie przez administratora lub właściciela. Abyśmy mogli zagwarantować prawidłowe wystawianie i przesyłanie dokumentów, certyfikat musi posiadać pełne uprawnienia.

• Zwracamy uwagę, że certyfikaty generowane bezpośrednio przez Urząd Skarbowy mogą domyślnie posiadać ograniczone prawa dostępu. W takiej sytuacji rozszerzenie uprawnień leży po stronie użytkownika i wymaga bezpośredniego kontaktu z właściwym urzędem.

• Do wystawiania faktur w trybie offline obligatoryjne jest posiadanie certyfikatu typu II. Dokumenty wygenerowane w ten sposób zostaną automatycznie opatrzone przez system adnotacją: „Wystawiono w trybie offline”.
  

WAŻNE! Pamiętaj, aby dodać KSEF w każdej serii numeracji, którą posiadasz w Apilo (Administracja > Księgowość konfiguracja > Edycja przy danej serii numeracji > Integracja zewnętrzna.

Więcej informacji o tworzeniu certyfikatu znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów:

https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/

Konfiguracja w Apilo

1. Przejdź do zakładki Administracja -> Księgowość konfiguracja -> Kliknij: „Dodaj” na kafelku: „KSeF”.
2. Uzupełnij formularz:
   • Nazwa – dowolna nazwa identyfikująca program księgowy.
   • Certyfikat KSeF – wgraj plik, który pobrałeś z KSeF – dotyczy typu I, standardowej wersji online.
   • Klucz prywatny KSeF – wgraj plik, który pobrał się automatycznie na etapie dodawania certyfikatu – dotyczy typu I, standardowej wersji online.
   • Hasło –  podaj hasło, które nadałeś w KSeF na etapie dodawania certyfikatu.
   • NIP firmy powiązanej z kontem KSeF – NIP firmy powiązanej z certyfikatami, dla której będą wystawiane faktury w KSeF. Domyślnie zawiera NIP wpisany w ustawieniach ogólnych konta Apilo.
   • Środowisko – wybierz środowisko, w którym będą wysyłane faktury do KSeF. (przedprodukcyjne – jest to środowisko wykorzystywane do testów, produkcyjne – oficjalne, docelowe środowisko KSeF od 01.02.2026). Jeśli dodajesz integrację przed 01.02.2026, dostępne będzie jedynie środowisko przedprodukcyjne.
   • Przekaż oznaczenie OSS – Czy wystawiać faktury z oznaczeniem OSS, gdy jest to możliwe.
   • Certyfikat KSeF typu II (offline) – wgraj plik, który pobrałeś z KSeF – dotyczy typu II – offline.
   • Klucz prywatny KSeF (offline) – wgraj plik, który pobrał się automatycznie na etapie dodawania certyfikatu -dotyczy typu II – offline.
   • Hasło (offline) – podaj hasło, które nadałeś w KSeF na etapie dodawania certyfikatu typu II. 
3. Zapisz formularz. Status integracji powinien być: „W porządku”.

Weryfikator uprawnień certyfikatu

Jeśli nadajesz uprawnienia swoim pracownikom lub podmiotom zależnym, możesz sprawdzić/ zweryfikować swoje uprawnienia przypisane do danego certyfikatu.

Weryfikator znajduje się w szczegółach danej integracji KSeF w postaci przycisku:

Po jego kliknięciu wyświetli się komunikat z informacją, że właściciel danego certyfikatu posiada:

• wszystkie niezbędne uprawnienia;
• brakujące uprawnienia: InvoiceWrite (niezbędne do wystawiania faktur).

Mapowanie metod płatności

Skonfiguruj powiązanie metod płatności wykorzystywanych w zamówieniach z metodami płatności obsługiwanymi przez KSeF. Aby to zrobić przejdź do zakładki: Administracja > Księgowość konfiguracja > klik w nazwę integracji KSeF > Ustawienia dodatkowe > Powiązania płatności > Konfiguruj:

Metody oznaczone jako: „Niepowiązana metoda płatności” nie zostaną wysłane do KSeF (sekcja <Platnosc> w fakturze eksportowanej do KSeF zostanie pominięta:

Tworzenie serii numeracji dla integracji z KSeF

1. Przejdź do zakładki Administracja> Księgowość konfiguracja.
2. Utwórz nową serię numeracji klikając w prawym górnym rogu w przycisk „nowa”. Jeśli nie masz jeszcze skonfigurowanej serii numeracji przejdź do poradnika https://apilo.com/pl/help/konfiguracja-modulu-fakturowania-paragonow/
3. W integracji zewnętrznej wybierz KSeF :

WAŻNE!

Wysyłanie dokumentów do KSeF może odbywać się automatycznie bezpośrednio po wygenerowaniu dokumentu sprzedaży lub ręcznie.

Ustawienia tego procesu dokonasz w dane serii numeracji w zakładce: Administracja > Księgowość konfiguracja > Edycja przy danej serii numeracji:

Jeśli korzystasz z ręcznego eksportu dokumentów sprzedaży do KSeF, przejdź do zakładki: Zamówienia > Dokumenty księgowe. Aby przesłać dokumenty pojedynczo lub zbiorczo, zaznacz je i wybierz opcję eksportu do KSeF. Aktualny status operacji sprawdzisz w kolumnie:

W przypadku faktur korygujących przesyłanych do KSeF wszelkie ustawienia są dziedziczone z serii faktury (ustawienia przesyłania, numeracja itp.).

Na liście dokumenty księgowe mają przypisane odpowiednie statusy:

• Anulowano- dokument został anulowany;
• Wystawiono- dokument został utworzony, wyeksportowany lub zaimportowany (dotyczy integratorów fakturowych) i ma prawidłowo utworzony PDF;
• Szkic- początkowy status, który otrzymuje każdy nowo utworzony dokument;
• Błąd- najczęściej pojawia się przy wystąpieniu błędu podczas eksportu do integratora;
• Przetwarzanie- dokument w trakcie procesowania przez integrator;
• Oczekuje na PDF- dokument poprawnie został wyeksportowany do integratora/ nie powiedzie się próba utworzenia lub zapisu dokumentu PDF;
• Usunięto- dokument został usunięty;
• Wystawiono offline – jeśli KSeF pozostaje niedostępny.

Istnieje możliwość pobrania dokumentu księgowego niezależnie od statusu w jakim się znajduje do pliku XML. Aby tego dokonać przejdź do sekcji: Zamówienia > Dokumenty księgowe, a następnie wybierz interesujący Cię dokument i kliknij: „XML”:

Pola dodatkowe w serii numeracji dotyczące integracji z KSeF:

Istnieje możliwość wybrania ustawień dodatkowych pól w danej serii numeracji dotyczącej integracji z KSeF takich jak:

• Metoda kasowa;
• Odwrotne obciążenie;
• Mechanizm podzielonej płatności;
• Zwolnienie z podatku VAT;
• Numer BDO;
• Przenoś numer BDO do KSeF;
• Przenoś termin płatności do KSeF;
• Przenoś numer konta bankowego do KSeF;
• Jednostka Samorządu Terytorialnego (JST);
• Członek Grupy VAT (GV).

W przypadku zwolnienia z podatku VAT wymagane jest wskazanie podstawy zwolnienia z dostępnej listy: