Od teraz ErpBox to Apilo - zmieniliśmy się dla Ciebie! Dowiedz się więcej.
Powrót

Spis Treści:

1. Ogólne informacje o budowie modułu:

2. Dodatkowa konfiguracja statusów / szablonów maili / faktur / tagów.

3. Przykłady zadań automatycznych:

4. Zmiany na kontach użytkowników:

 

Przejdź do modułu zadań automatycznych

Konfiguracja jest dostępna w Administracja > Zadania automatyczne. Po przejściu do zakładki wybierz gotowe schematy z rubryki „Najpopularniejsze zdarzenia automatyczne” lub kliknij przycisk +Dodaj w prawym górnym rogu.

Zadania_automatyczne.png (49.2 kB)

 

Krok 1: Wybierz zdarzenie

Pierwszym krokiem jest wybranie jakie zdarzenie w Apilo ma mieć miejsce, aby moduł rozpoczął działanie. Wśród zdarzeń do wybrania są:

  • zamówienie zostało utworzone / pobrane 

  • status zamówienia został zmieniony

  • status płatności został zmieniony

 

Krok 2: Określ warunki

Kolejny krok, to nic innego niż doprecyzowanie / zawężenie zdarzenia wybranego w Kroku 1. Dostępne w Apilo warunki, czyli elementy, które muszą zostać spełnione, aby wykonała się akcja:

  • kanał sprzedaży

  • status zamówienia

  • status płatności

  • sposób zapłaty

  • klient firmowy (czy podano dane do faktury lub w dane zamawiającego jest podany nip. Warunek obejmuje również osoby fizyczne, które podały adres firmowy / NIP)

  • kraj zamówienia

 

Krok 3: Wybierz akcje

Jeśli nastąpi zdarzenie (krok1), oraz zostaną spełnione warunki (krok 2) zostanie wykonana akcja, np:

  • dodawanie tagu do zamówienia

  • ustawianie statusów zamówień

  • wysyłanie maila

  • wystawianie dokumentu sprzedaży

 

Dodatkowa konfiguracja

  • nowe tagi zamówień skonfigurujesz w Administracja > Tagi zamówień

  • nowe statusy zamówień skonfigurujesz w Administracja > Statusy zamówień

  • konfiguracja treści maili jest dostępna w Administracja > Szablony wiadomości

  • konfiguracja szablonów faktur jest dostępna w Administracja > Księgowość konfiguracja

 

Przykłady zadań automatycznych

Przykład 1:

Opis: Do Apilo wpłynęło zamówienie z kanału sprzedaży Allegro oraz Shoper. Zamówienia mają otrzymać ten sam, wybrany status.

1. Przejdź do Administracja > Statusy zamówień. Upewnij się, że na liście został dodany status, który ma zostać nadany.

2. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w prawym górnym rogu.

3. Wybierz zdarzenie:

  • utworzono / pobrano zamówienie

4. Określ warunki:

  • źródło/kanał sprzedaży > wybierz nazwę kanału sprzedaży Allegro oraz Shoper

    Allegro_Shoper.png (9.5 kB)

5. Określ akcję:

  • Ustaw status zamówienia > wybierz nazwę statusu z Administracja > Statusy

Ważne: Jeśli chcesz dla Allegro dodać status X, a dla Shoper status Y, powinny zostać dodane dwa oddzielne zadania automatyczne.

 

Przykład 2:

Opis: Zamówienia o statusie „Nowy”, jeśli są opłacone lub za pobraniem, powinny otrzymać status „W realizacji”.

W tym przypadku należy utworzyć dwa oddzielne zadania automatyczne.

Zadanie automatyczne nr 1:

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie:

  • Utworzono / pobrano zamówienie

3. Określ warunki:

  • Warunek nr 1. Status zamówienia > Nowe (dzięki temu system nie będzie brał pod uwagę zamówień Niepotwierdzonych)
  • Warunek nr 2. Status płatności > Zapłacone

4. Wybierz akcję:

  • Ustaw status zamówienia > W realizacji

Zadanie automatyczne nr 2:

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie:

  • Utworzono / pobrano zamówienie

3. Określ warunki:

  • Warunek nr 1. Status zamówienia > Nowe
  • Warunek nr 2. Sposób zapłaty > Pobranie

4. Wybierz akcję:

  • Status zamówienia > W realizacji

 

Przykład 3:

Opis: Jeśli zamówienie zostało opłacone, zmień status na „Do wysłania”

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie.

  • zmiana statusu płatności: Zapłacone

3. Określ warunki:

  • status płatności > Zapłacone

4. Wybierz akcję:

  • Ustaw status zamówienia > Do wysłania

 

Przykład 4:

Opis: Jeśli klient firmowy, wystaw fakturę dla zamówień o statusie „Wysłane”, a następnie wyślij fakturę w mailem do klienta

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie.

  • zmiana statusu zamówienia

3. Określ warunki:

  • Warunek 1. Klient firmowy > Tak
  • Warunek 2. Status zamówienia > Wysłane

4. Wybierz akcję:

  • Akcja nr 1. Wystaw dokument sprzedaży. W Seria numeracji wybierz szablon przygotowany w Księgowość konfiguracja.
  • Akcja nr 2. Wyślij e-mail. W Szablon wiadomości wybierz szablon przygotowany w zakładce Szablony wiadomości. Szablon powinien mieć w treści użytą zmienną Numery Dokumentów (documentInvoices}.

Faktura_Szablon2.png (44.4 kB)

 

Przykład 5:

Opis: Jeśli kupujący podał NIP wygeneruj automatycznie fakturę. Dla zamówień bez NIP wygeneruj paragon.

Przejdź do Administracja > Księgowość > Konfiguracja. Za pomocą przycisku w prawym górnym rogu  +Nowa skonfiguruj szablon faktur, a następnie szablon paragonów (poradnik dla modułu księgowości – klik!)

Zadanie automatyczne nr 1:

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie.

  • [Zalecane] Zmiana statusu zamówienia

3. Określ warunki:

  • [Zalecane] Status zamówienia > Wysłane
  • Czy firmowy > Tak

4. Wybierz akcję:

Zadanie automatyczne nr 2:

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie.

  • [Zalecane] Zmiana statusu zamówienia

3. Określ warunki:

  • [Zalecane] Status zamówienia > Wysłane
  • Czy firmowy > Nie

4. Wybierz akcję:

 

Przykład 6:

Opis: Jeśli klient z Austrii, wystaw fakturę z VAT 20%, jeśli klient z Niemiec wystaw fakturę z VAT 19%

W Administracja > Księgowość > Konfiguracja. Za pomocą przycisku w prawym górnym rogu  +Nowa dodaj dwie oddzielne numeracje faktur. Jedną  z VAT 20%, drugą z VAT 19%.

FV20.png (13.2 kB)

Zadanie automatyczne nr 1:

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie.

  • Utworzono / pobrano zamówienie

3. Określ warunki:

  • Kraj zamówienia > Austria

4. Wybierz akcję:

  • Wystaw dokument sprzedaży > Wybierz serię numeracji z VAT 20%.

Zadanie automatyczne nr 2:

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne > Przycisk +Dodaj w górnym rogu.

2. Wybierz zdarzenie.

  • Utworzono / pobrano zamówienie

3. Określ warunki:

  • Kraj zamówienia > Niemcy

4. Wybierz akcję:

  • Wystaw dokument sprzedaży > Wybierz serię numeracji z VAT 19%.

 

Zmiany po wdrożeniu modułu zadań automatycznych

Moduł zadań automatycznych przejął funkcjonalności wysyłania maili i generowania faktur, co wymusiło zmiany na kontach aktywnych użytkowników korzystających z tych opcji.

1) Automatyczne wysyłanie maili

Przed wprowadzeniem modułu zadań automatycznych wysyłanie wiadomości automatycznych należało włączyć w zakładce Administracja > Szablony wiadomości.

Teraz zakładka Szalony wiadomości odpowiada jedynie za przygotowanie treści wiadomości. Ustalanie warunków (w jakich przypadkach, dla jakich kanałów sprzedaży) wysyłania szablonów zostało przeniesione do modułu zadań automatycznych.

Przykład: jeśli w zakładce Szalony Wiadomości był włączony mail wysyłany przy utworzeniu w Apilo zamówienia, na Twoim koncie Apilo w zakładce Zadania Automatyczne automatycznie zostało utworzone zadanie automatyczne:

    • Zdarzenie: Utworzono/pobrano zamówienie
    • Warunek: Źródło/kanał sprzedaży: X
    • Akcja: Wyślij e-mail

 

2) „Generowanie Dokumentów”

Wcześniej opcja dostępna w Administracja > Kanały sprzedaży > Klik 'nazwa kanału sprzedaży’ > Generowanie Dokumentów >Konfiguruj. 

Teraz została scalona z modułem zadań automatycznych. Jeśli dla kanału sprzedaży opcja byłą włączona dla zamówień opłaconych, na Twoim koncie Apilo w zakładce Zadania Automatyczne automatycznie zostały utworzone 3 zadania automatyczne:

  • zadanie nr 1:
    • Zdarzenie: Utworzono/pobrano zamówienie
    • Warunek 1: Kanał sprzedaży X
    • Warunek 2: Status płatności: opłacone
    • Akcja: wystaw dokument
  • zadanie nr 2:
    • Zdarzenie: utworzono/pobrano zamówienie
    • Warunek 1: Kanał sprzedaży X
    • Warunek 2: Sposób zapłaty > Pobranie/Przy odbiorze
    • Akcja: Wystaw dokument
  • zadanie nr 3:
    • Zdarzenie: zmiana statusu płatności
    • Warunek 1: Kanał sprzedaży X
    • Warunek 2: Status płatności  > Zapłacone
    • Akcja: Wystaw dokument

Jeśli opcja „Generowanie Faktur” była włączona dla więcej niż 1 kanału sprzedaży, powyższe zdarzenia będą powielone. Np. przy 4 kanałach sprzedaży z opcją „Generowanie Faktur” zobaczysz teraz 12 oddzielnych zadań automatycznych. W takim przypadku możesz samodzielnie podłączyć wszystkie Kanały Sprzedaży do powyższych podstawowych trzech zadań automatycznych. Należy rozszerzyć warunek „Źródło/kanał sprzedaży” jak na zrzucie ekranu poniżej, a zbędne zadania usunąć.

kanaly_sprzedazy.png (12.8 kB)

 

Nadal potrzebujesz pomocy?

Porozmawiaj
z konsultantem