Witaj w centrum pomocy Apilo

Ważne:

Aby dodać moduł należy mieć utworzone i opłacone konto w serwisie Fakturownia.pl. Dodanie kanału w Apilo jest integracją i nie powoduje założenia konta.

Dodaj Fakturownia do Apilo:

1. Przejdź do Administracja > Konfiguracja faktur. Przy Fakturownia wybierz „Dodaj”.

2. Wypełnij formularz:

• nazwa – dowolna nazwa identyfikująca program księgowy w Apilo,
• adres programu – subdomena używa w Fakturowni (widoczna w pasku adresu po zalogowaniu się),
• API token – widoczny w ustawieniach Fakturownia.pl (Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja > Kod autoryzacyjny API),
• czy wysłać dokument mailem – wygenerowanie dokumentu, spowoduje wysyłkę maila z dokumentem do klienta,
• Czy nadpisywać język dokumentu – opcja przydatna, jeśli zgodnie z konfiguracją Fakturowni, faktury mają być dwujęzyczne,
• Identyfikator usługi kosztów wysyłki – na podstawie pozycji na fakturach w magazynie Fakturownia.pl tworzą się pozycje magazynowe. Ta opcja przypisze wszystkie metody wysyłki z zamówień do jednej usługi w magazynie Fakturowni. W panelu Fakturownia.pl przejdź do Magazyn > Produkty > Dodaj nową usługę identyfikującą metodę wysyłki lub kliknij w już istniejącą. Z paska adresu skopiuj ID widoczny po /products/*******,
• platforma nadrzędna – włącz, jeśli zarządzasz ilościami i magazynem produktów po stronie panelu Fakturowni. Więcej informacji w akapicie Połączenie Magazynu Fakturowania poniżej.

Po kliknięciu Zapisz Apilo dokona weryfikacji wprowadzonych danych i poinformuje o statusie połączenia. W przypadku błędu należy sprawdzić poprawność danych.

Konfiguracja faktur:

1. Przejdź do zakładki Administracja > Księgowość konfiguracja.

2. Kliknij przycisk Rozpocznij konfigurację, lub dodaj nową klikając przycisk Dodaj > Faktura w prawym górnym rogu.

3. Wypełnij formularz.

Ważne parametry:

• Dane wpisane w formularzu w rubryce Sprzedawca i Konto bankowe muszą być zgodne z podanymi w Fakturowni!
• Przekopiuj dane do Apilo z  panelu Fakturownia.pl z zakładki Ustawienia > Dane firmy > Edytuj.
  • Pola: Nazwa firmy lub działu, Numer NIP, dane kontaktowe, Bank, Konto bankowe, SWIFT – muszą pokrywać się 1:1 w obu systemach;
  • „Nazwa skrócona” w Fakturowni może zawierać dowolny tekst;
  • „Nazwa c.d.” w Apilo pozostawić puste.

Podgląd:

Pozostałe parametry:

• Nagłówek Apilo -> wstawiany jest do pola Sprzedawca > www w Fakturowni;
• Stopka Apilo -> wstawiana jest do Dodatkowe uwagi (drukowane na dole strony) w Fakturowni;
• Uwagi Apilo -> wstawiany do pola Uwagi w Fakturowni;
  

Numer zamówienia na fakturze: W celu wyświetlenia numeru zamówienia na fakturze przejdź do Fakturowni -> Ustawienia -> Ustawienia konta -> Wydruki -> i zaznacz opcje: Wstaw numer zamówienia

4. Uzupełnij akapit „Integracja zewnętrzna”.

• nazwa integracji – wybrać utworzoną wcześniej integrację Fakturowni,
• numer dokumentu z serwisu zewnętrznego:
  • tak: numeracja z Apilo zostanie zastąpiona numeracją z Fakturowni,
  • nie: Apilo narzuci swoją numerację,
• automatyczne przekazywanie dokumentów:
  • tak: faktury są przekazywane do Fakturowni w momencie utworzenia faktury,
  • nie: faktury mogą zostać przekazane ręcznie na liście faktur (należy przejść do Księgowość > Faktury, zaznaczyć wybrane pozycje i nacisnąć przycisk Eksportuj).

Ważne: numeracja faktur w Apilo może zostać zastąpiona numeracją z Fakturowni tylko, jeśli opcja Automatyczne przekazywanie faktur jest ustawiona na Tak.

Konfiguracja paragonów:

1. Przejdź do zakładki Administracja > Księgowość konfiguracja.

2. Kliknij przycisk Rozpocznij konfigurację, lub dodaj nową klikając przycisk Dodaj > Paragon w prawym górnym rogu.

3. Wypełnij formularz.

4. Uzupełnij akapit „Integracja zewnętrzna” wybierając w oknie nazwa integracji utworzoną wcześniej integrację Fakturowni.

Połączenie magazynu Fakturowni do Apilo

Zarządzasz magazynem z poziomu Fakturowni? Za pomocą Apilo połączysz oferty i aukcje z pozycjami magazynowymi w celu synchronizacji stanów magazynowych.

Fakturownia jako platforma nadrzędna i import produktów:

1. Przejdź do Administracja > Księgowość Konfiguracja > Przy kafelku z Fakturownią kliknij przycisk Szczegóły.

2. Kliknij przycisk Edytuj w prawym górnym rogu. W formularzu ustaw Platforma Nadrzędna: Tak, zapisz formularz.

3. Kliknij przycisk Konfiguruj przy Import produktów.

4. Ustaw częstotliwość i zapisz formularz.

5. Sprawdź status importu w zakładce Administracja > Zadania.

6. Gdy import się zakończy, produkty będą widoczne w zakładce Towary i usługi > Produkty.

Ważne: jeśli przed importem z Fakturowni w magazynie Apilo znajdowały się produkty, które mają taki sam SKU jak nowo zaimportowane pozycje z Fakturowni, nastąpi automatyczne połączenie tych produktów, nadpisując stan magazynowy na podstawie Fakturowni. Po wykonaniu importu zachęcamy do kontaktu z BOK Apilo w celu weryfikacji, czy pozycje połączyły się poprawnie.

Aktywuj automatyczną aktualizację stanów magazynowych na podstawie magazynu Fakturowni:

Ta opcja pozwoli wczytywać stan magazynowy do Apilo, a następnie do ofert na kanałach sprzedaży.

1. Przejdź do Administracja > Księgowość Konfiguracja > Nakieruj myszkę na integrację z Fakturownią i kliknij przycisk Szczegóły.

2. Kliknij przycisk Konfiguruj przy Aktualizacja bazy towarów.

3. Ustaw częstotliwość i zapisz formularz.

Ważne informacje dotyczące synchronizacji stanów magazynowych:

• stan magazynowy produktów z zamówienia zostanie zaktualizowany w magazynie Fakturowni tylko wtedy, jeśli do zamówienia zostanie wystawiona faktura, a zaimportowane do Apilo pozycje  magazynowe z Fakturowni będą powiązane z ofertami/aukcjami poprzez Relacje Produktów,
• możesz włączyć automatyczne generowanie faktur dla wszystkich opłaconych zamówień. Sprawdź opcje dostępne w Administracja > Zadania automatyczne.

Powiązanie ofert i aukcji z platform sprzedaży z pozycjami magazynowymi:

Aby zamówienie kupującego spowodowało odjęcie ilości w magazynie Fakturowni, oprócz wystawienia faktury konieczne jest stworzenie relacji między aukcją/ofertą a produktem z Fakturowni. W tym celu zaimportuj oferty (aukcje) z kanałów sprzedaży i podłącz je pod pozycje magazynowe za pomocą zakładki Relacje Produktów. Więcej informacji w poradniku Relacje produktów – do czego służą i jak korzystać.

Wystawienie faktury lub paragonu

1. Przejdź do karty (szczegółów) zamówienia. W tym celu możesz wybrać zakładkę Bok – zamówienia > Wszystkie > Kliknij w numer zamówienia.

2. W karcie zamówienia w prawym górnym rogu kliknij Dokument > Wybierz nazwę szablonu faktur lub paragonów ustaloną w Administracja > Księgowość konfiguracja.

3. Ekran widoczny w kolejnej karcie to podglądowe informacje. Aby pobrać i zobaczyć gotowy dokument kliknij w prawym górnym rogu przycisk Drukuj.

Możesz włączyć automatyczne generowanie faktur dla zamówień z NIP, a paragonów dla zamówień bez podanego NIP za pomocą modułu dostępnego w Administracja > Zadania automatyczne.

Czy pozycje na fakturze są powiązane z magazynem Fakturowni?

Dzięki powiązaniu z magazynem poprzez zakładkę Relacje Produktów ilość zostanie zdjęta w Fakturowni po wygenerowaniu faktury.

1. Przejdź ponownie do karty zamówienia, klikając w numer.

2. Wybierz zakładkę Dokumenty powiązane.

3. Kliknij w numer faktury.

4. W prawym górnym rogu przycisk edytuj.

5. Sprawdź czy w tabelce Nazwa towaru/usługi przy produkcie widoczna jest ikona spinacza.

6. Jeśli nie ma ikony spinacza, możesz wykasować nazwę produktu i wpisać ją ponownie wyszukując towar z magazynu.

Uwagi i ograniczenia:

• W przypadku wybrania numeracji z Apilo może wystąpić konflikt numeracji pomiędzy Fakturownią a Apilo. Faktura nie będzie mogła zostać wyeksportowana,
• Integracja Apilo z Fakturownia obsługuje tylko dokument fakturowy z możliwością edycji. Usunięcie/Anulowanie faktury w Apilo nie spowoduje zmiany w Fakturownia.