Witaj w centrum pomocy Apilo

Konfiguracja Faktur

Przed przystąpieniem do wystawiania faktur należy skonfigurować dane widoczne na fakturze. Możesz przygotować klika szablonów faktur dostosowanych do poszczególnych kanałów sprzedaży – w różnych językach, walutach.

Przejdź do menu Administracja > Księgowość konfiguracja i naciśnij przycisk Rozpocznij konfigurację.

Opis opcji dostępnych w formularzu konfiguracji:

• Język – jeśli faktury mają być wystawiane dla klientów z kraju innego niż Polska, warto ustawić język angielski / niemiecki
• Przelicz na – jeśli zamówienie w innej walucie, Apilo może przeliczyć kwoty do PLN
• Czy fiskalny – dotyczy opcji podłączenia Drukarki Fiskalnej Paragonów
• Czy imienny – dotyczy paragonów
• Informacja o powiązanym zamówieniu – czy na fakturze ma pojawić się numer zamówienia
• Czy wyświetlać płatności na fakturze – czy na fakturze ma pojawić się numer płatności
• GTU w pozycji na wydruku – aby kod był widoczny na fakturach należy:
  • przypisać kod do pozycji magazynowych w Towary i usługi > Produktu > Przycisk Aktualizuj > Kod GTU,
  • podłączyć aukcje/oferty pod pozycję magazynowe za pomocą zakładki Relacje Produktów.

Ważne:

• Jeśli formularz zostanie zapisany, a następnie edytowany, pojawią się dodatkowo opcja zmiany numeracji F_EBAY/%Y/%M/%N
• po wystawieniu pierwszej faktury w danej numeracji nie będzie można zmienić pól “typ”, „waluta na fakturze” oraz „typ numeracji”,
• zmiana pozostałych pól nie wpłynie na utworzone już faktury,
• jeśli potrzebujesz rozpocząć numerację od konkretnego numeru – zgłoś się do BOK Apilo poprzez chat lub mailowo.

Podatek VAT na Fakturach:

Jeśli w konfiguracji faktur w polu „Domyślny VAT na pozycjach zamówienia” wybrano konkretną wartość, podatek VAT widoczny podany przy pozycjach zamówienia zostanie nadpisany tą wartością.

Jeśli w polu „Domyślny VAT na pozycjach zamówienia” wybrano „Taki sam jak na zamówieniu”:

I) Na fakturze pojawi się podatek przekazany przez kanał sprzedaży.

II) Jeśli kanał sprzedaży przy pozycjach zamówienia nie zwróci VAT, podatek pobierany jest z karty produktu w Towary i usługi > Produkty. Aukcja musi być podłączona pod produkt magazynowy za pomocą zakładki Relacje Produktów.

Dodatkowe inf.: większość kanałów sprzedaży nie zwraca podatku VAT przy pozycjach zamówienia. Np. dla aukcji Allegro konieczne jest ustawienie VAT w parametrach aukcji. Można uzupełnić VAT w magazynie Apilo, aby ten prawidłowo wczytywał się zarówno do faktur jak i raportów sprzedaży.

Zasada zliczania podatku VAT przez Apilo

Ustawodawca dopuszcza różne sposoby naliczania podatku VAT – zarówno od każdej sztuki na fakturze, jak i od sumy towarów, z kwoty brutto i netto. Korzystając z Apilo warto wiedzieć, że:

• Apilo wylicza VAT pojedynczo od każdego towaru.
• Apilo wylicza VAT od ceny brutto.

Uwzględnij przesyłkę.

Opcja Dodaj cenę proporcjonalnie ukrywa przesyłkę na fakturze, natomiast koszty przesyłki są wliczane proporcjonalnie do zakupionych towarów.

Przykład nr 1: w zamówieniu znajduje się przedmiot 4zł + przedmiot 4zł + przesyłka 12zł. Jeśli opcja zostanie włączona, na wystawionej fakturze pojawią się dwie pozycje: przedmiot 10zł + przedmiot 10zł.

Przykład nr 2: w zamówieniu są następujące pozycje: 3x przedmiot 10pln/szt. (łącznie 30zł) + przesyłka 10zł. Na wystawionej fakturze pojawią się pozycje: 2x przedmiot 13,33zł/szt + 1x przedmiot 13,34zł/szt.

Konto bankowe na fakturze

Numer konta bankowego do wpłaty możesz umieścić w nagłówku, w stopce, lub w sekcji podsumowanie na fakturze.

Numer konta w sekcji Podsumowanie będzie widoczny, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:

• w konfiguracji faktury zostanie wypełnione pole Bank, Swift i Konto
• wybrany przez kupującego sposób zapłaty to Przelew Bankowy
• faktura nie jest opłacona

Przykładowy wygląd faktury

Poniższy przykład przedstawia, gdzie rozmieszczone są poszczególne elementy dostępne w formularzu konfiguracji.

Ręczne wystawienie pojedynczego dokumentu sprzedaży dla zamówienia

1. Przejdź do szczegółów zamówienia, klikając w numer zamówienia w dowolnej zakładce „BOK – zamówienia”.

2. W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Dokument” oraz wybierz ustaloną wcześniej numerację/wzór z zakładki Księgowość Konfiguracja.

3. Na kolejnym ekranie pojawi się uproszczone podsumowanie. Gotową fakturę zgodną z ustalonym wzorem pobierzesz klikając w prawym górnym rogu przycisk Drukuj.

Automatycznie wystawianie i wysyłanie faktur:

Apilo może automatycznie wygenerować i wysłać fakturę do kupującego. Do tego celu użyj modułu zadań automatycznych:

1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne.

2. Dodaj nowe zadanie automatyczne.

3. W akapicie wybierz „zdarzenie” oraz „warunki” po których system ma wystawić i wysłać fakturę

4. W akapicie Wykonaj Akcję dodaj 2 akcje::

• Akcja nr 1: Dokument Sprzedaży  + Seria Numeracji
• Akcja nr 2: Wyślij e-mail + Szablon wiadomości Faktura do zamówienia {orderId}. Treść wiadomości można zmienić w zakładce Szablony Wiadomości.

Więcej informacji dotyczących automatycznego generowania faktur znajdziesz w poradniku  Zadania Automatyczne.

Wystawienie dokumentu bez powiązania z zamówieniem

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Kliknij przycisk +Faktura w prawym górnym rogu.

3. Wypełnij formularz:

• przycisk „znajdź” – pobranie danych nabywcy z zamówień,
• przycisk „pobierz z GUS” – pobranie danych nabywcy na podstawie NIP,
• użyj ikony lupy lub wpisz nazwę/sku/ean w nazwa towaru/usługi, aby wyszukać produkt z bazy towarów.

Ważne: wystawiona faktura bez powiązania z zamówieniem nie odejmie stanu magazynowego uwzględnionych na fakturze produktów.

Wystawienie korekty dokumentu

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.

2. Znajdź dokument który chcesz skorygować i przejdź do szczegółów.

3. Kliknij przycisk „Faktura korygująca” w prawym górnym rogu i wybierz typ.

4. Wypełnij formularz:

• aby edytować pozycję faktury należy kliknąć w pole zaznaczenia,
• wprowadź zmiany przynajmniej przy 1 pozycji,
• jeśli chcesz anulować sprzedaż wybranej pozycji – zmień ilość na 0.

Faktura w Centrum Klienta

Centrum klienta to panel ze szczegółowymi informacjami o zamówieniu, do którego klient ma dostęp po użyciu zmiennej „Link do strefy klienta” w szablonach wiadomości. Aby włączyć dostęp do faktury z poziomu centrum klienta:

1. Przejdź do zakładki Ustawienia Ogólne Apilo.

2. Kliknij przycisk Edytuj przy Zamówienia.

3. Ustaw TAK przy „Strefa klienta: wyświetl link do pobrania faktury „.

4. Konfigurując szablony wiadomości automatycznych skorzystaj ze zmiennej  „Link do strefy klienta”.

Od tej pory kupujący przechodząc do centrum/strefy klienta poprzez link z wiadomości, wśród informacji o zamówieniu zobaczy link do pobrania faktury.

Gdzie znajdują się wystawione faktury?

1. Informacja o wystawionej fakturze jest widoczna w szczegółach zamówienia w zakładce Dokumenty powiązane.

2. Kolejne miejsce, w którym można podejrzeć wystawione faktury to zakładka Księgowość > Dokumenty.

Pobranie faktur do wydruku

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.

2. Zaznacz faktury, które chcesz wydrukować.

3. Kliknij przycisk Pobierz i wybierz jedną z 2 opcji:

• PDF – wszystkie faktury w jednym pliku PDF,
• ZIP – archiwum z fakturami, 1 plik pdf = 1 faktura.

Zestawienia faktur

Dzięki Apilo z łatwością wygenerujesz zestawienie faktur z dowolnego okresu w celu przekazania do księgowości. Plik zawiera takie informacje jak numer faktury, data, dane nabywcy, kwota netto/brutto, waluta oraz kurs waluty.

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.

2. Zaznacz faktury dla których chcesz wystawić zestawienie.

3. Kliknij przycisk Rejestr Sprzedaży i wybierz dowolny typ.

Automatycznie wczytywanie faktury do zamówień w panelu Amazon

Zautomatyzuj wysyłkę faktur do kupujących z Amazon włączając opcję automatycznego wczytywania faktur do panelu Amazon:

1. Administracja > Kanały sprzedaży.

2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży Amazon.

3. Przejdź na dół strony do akapitu Ustawienia eksportu, znajdź opcję Faktury do kanału sprzedaży i kliknij przycisk Zmień.

4. Wypełnij i zapisz formularz.