Witaj w centrum pomocy Apilo
Konfiguracja modułu Fakturowania / Paragonów
Spis treści
Konfiguracja Faktur
Przed przystąpieniem do wystawiania faktur należy skonfigurować dane widoczne na fakturze. Możesz przygotować klika szablonów faktur dostosowanych do poszczególnych kanałów sprzedaży – w różnych językach, walutach.
Przejdź do menu Administracja > Księgowość konfiguracja i naciśnij przycisk Rozpocznij konfigurację.
Opis opcji dostępnych w formularzu konfiguracji:
- Język – jeśli faktury mają być wystawiane dla klientów z kraju innego niż Polska, warto ustawić język angielski / niemiecki
- Przelicz na – jeśli zamówienie w innej walucie, Apilo może przeliczyć kwoty do PLN
- Czy fiskalny – dotyczy opcji podłączenia Drukarki Fiskalnej Paragonów
- Czy imienny – dotyczy paragonów
- Informacja o powiązanym zamówieniu – czy na fakturze ma pojawić się numer zamówienia
- Czy wyświetlać płatności na fakturze – czy na fakturze ma pojawić się numer płatności
- GTU w pozycji na wydruku – aby kod był widoczny na fakturach należy:
- przypisać kod do pozycji magazynowych w Towary i usługi > Produktu > Przycisk Aktualizuj > Kod GTU,
- podłączyć aukcje/oferty pod pozycję magazynowe za pomocą zakładki Relacje Produktów.
Ważne:
- Jeśli formularz zostanie zapisany, a następnie edytowany, pojawią się dodatkowo opcja zmiany numeracji
- po wystawieniu pierwszej faktury w danej numeracji nie będzie można zmienić pól “typ”, „waluta na fakturze” oraz „typ numeracji”,
- zmiana pozostałych pól nie wpłynie na utworzone już faktury,
- jeśli potrzebujesz rozpocząć numerację od konkretnego numeru – zgłoś się do BOK Apilo poprzez chat lub mailowo.
Podatek VAT na Fakturach:
Jeśli w konfiguracji faktur w polu „Domyślny VAT na pozycjach zamówienia” wybrano konkretną wartość, podatek VAT widoczny podany przy pozycjach zamówienia zostanie nadpisany tą wartością.
Jeśli w polu „Domyślny VAT na pozycjach zamówienia” wybrano „Taki sam jak na zamówieniu”:
I) Na fakturze pojawi się podatek przekazany przez kanał sprzedaży.
II) Jeśli kanał sprzedaży przy pozycjach zamówienia nie zwróci VAT, podatek pobierany jest z karty produktu w Towary i usługi > Produkty. Aukcja musi być podłączona pod produkt magazynowy za pomocą zakładki Relacje Produktów.
Dodatkowe inf.: większość kanałów sprzedaży nie zwraca podatku VAT przy pozycjach zamówienia. Np. dla aukcji Allegro konieczne jest ustawienie VAT w parametrach aukcji. Można uzupełnić VAT w magazynie Apilo, aby ten prawidłowo wczytywał się zarówno do faktur jak i raportów sprzedaży.
Zasada zliczania podatku VAT przez Apilo
Ustawodawca dopuszcza różne sposoby naliczania podatku VAT – zarówno od każdej sztuki na fakturze, jak i od sumy towarów, z kwoty brutto i netto. Korzystając z Apilo warto wiedzieć, że:
- Apilo wylicza VAT pojedynczo od każdego towaru.
- Apilo wylicza VAT od ceny brutto.
Opcja Dodaj cenę proporcjonalnie ukrywa przesyłkę na fakturze, natomiast koszty przesyłki są wliczane proporcjonalnie do zakupionych towarów.
Przykład nr 1: w zamówieniu znajduje się przedmiot 4zł + przedmiot 4zł + przesyłka 12zł. Jeśli opcja zostanie włączona, na wystawionej fakturze pojawią się dwie pozycje: przedmiot 10zł + przedmiot 10zł.
Przykład nr 2: w zamówieniu są następujące pozycje: 3x przedmiot 10pln/szt. (łącznie 30zł) + przesyłka 10zł. Na wystawionej fakturze pojawią się pozycje: 2x przedmiot 13,33zł/szt + 1x przedmiot 13,34zł/szt.
Konto bankowe na fakturze
Numer konta bankowego do wpłaty możesz umieścić w nagłówku, w stopce, lub w sekcji podsumowanie na fakturze.
Numer konta w sekcji Podsumowanie będzie widoczny, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:
- w konfiguracji faktury zostanie wypełnione pole Bank, Swift i Konto
- wybrany przez kupującego sposób zapłaty to Przelew Bankowy
- faktura nie jest opłacona
Ręczne wystawienie pojedynczego dokumentu sprzedaży dla zamówienia
1. Przejdź do szczegółów zamówienia, klikając w numer zamówienia w dowolnej zakładce „BOK – zamówienia”.
2. W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Dokument” oraz wybierz ustaloną wcześniej numerację/wzór z zakładki Księgowość Konfiguracja.
3. Na kolejnym ekranie pojawi się uproszczone podsumowanie. Gotową fakturę zgodną z ustalonym wzorem pobierzesz klikając w prawym górnym rogu przycisk Drukuj.
Automatycznie wystawianie i wysyłanie faktur:
Apilo może automatycznie wygenerować i wysłać fakturę do kupującego. Do tego celu użyj modułu zadań automatycznych:
1. Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne.
2. Dodaj nowe zadanie automatyczne.
3. W akapicie wybierz „zdarzenie” oraz „warunki” po których system ma wystawić i wysłać fakturę
4. W akapicie Wykonaj Akcję dodaj 2 akcje::
- Akcja nr 1: Dokument Sprzedaży + Seria Numeracji
- Akcja nr 2: Wyślij e-mail + Szablon wiadomości Faktura do zamówienia {orderId}. Treść wiadomości można zmienić w zakładce Szablony Wiadomości.
Więcej informacji dotyczących automatycznego generowania faktur znajdziesz w poradniku Zadania Automatyczne.
Wystawienie dokumentu bez powiązania z zamówieniem
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.
2. Kliknij przycisk +Faktura w prawym górnym rogu.
3. Wypełnij formularz:
- przycisk „znajdź” – pobranie danych nabywcy z zamówień,
- przycisk „pobierz z GUS” – pobranie danych nabywcy na podstawie NIP,
- użyj ikony lupy lub wpisz nazwę/sku/ean w nazwa towaru/usługi, aby wyszukać produkt z bazy towarów.
Ważne: wystawiona faktura bez powiązania z zamówieniem nie odejmie stanu magazynowego uwzględnionych na fakturze produktów.
Wystawienie korekty dokumentu
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.
2. Znajdź dokument który chcesz skorygować i przejdź do szczegółów.
3. Kliknij przycisk „Faktura korygująca” w prawym górnym rogu i wybierz typ.
4. Wypełnij formularz:
- aby edytować pozycję faktury należy kliknąć w pole zaznaczenia,
- wprowadź zmiany przynajmniej przy 1 pozycji,
- jeśli chcesz anulować sprzedaż wybranej pozycji – zmień ilość na 0.
Faktura w Centrum Klienta
Centrum klienta to panel ze szczegółowymi informacjami o zamówieniu, do którego klient ma dostęp po użyciu zmiennej „Link do strefy klienta” w szablonach wiadomości. Aby włączyć dostęp do faktury z poziomu centrum klienta:
1. Przejdź do zakładki Ustawienia Ogólne Apilo.
2. Kliknij przycisk Edytuj przy Zamówienia.
3. Ustaw TAK przy „Strefa klienta: wyświetl link do pobrania faktury „.
4. Konfigurując szablony wiadomości automatycznych skorzystaj ze zmiennej „Link do strefy klienta”.
Od tej pory kupujący przechodząc do centrum/strefy klienta poprzez link z wiadomości, wśród informacji o zamówieniu zobaczy link do pobrania faktury.
Gdzie znajdują się wystawione faktury?
1. Informacja o wystawionej fakturze jest widoczna w szczegółach zamówienia w zakładce Dokumenty powiązane.
2. Kolejne miejsce, w którym można podejrzeć wystawione faktury to zakładka Księgowość > Dokumenty.
Pobranie faktur do wydruku
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.
2. Zaznacz faktury, które chcesz wydrukować.
3. Kliknij przycisk Pobierz i wybierz jedną z 2 opcji:
- PDF – wszystkie faktury w jednym pliku PDF,
- ZIP – archiwum z fakturami, 1 plik pdf = 1 faktura.
Zestawienia faktur
Dzięki Apilo z łatwością wygenerujesz zestawienie faktur z dowolnego okresu w celu przekazania do księgowości. Plik zawiera takie informacje jak numer faktury, data, dane nabywcy, kwota netto/brutto, waluta oraz kurs waluty.
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.
2. Zaznacz faktury dla których chcesz wystawić zestawienie.
3. Kliknij przycisk Rejestr Sprzedaży i wybierz dowolny typ.
Automatycznie wczytywanie faktury do zamówień w panelu Amazon
Zautomatyzuj wysyłkę faktur do kupujących z Amazon włączając opcję automatycznego wczytywania faktur do panelu Amazon:
1. Administracja > Kanały sprzedaży.
2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży Amazon.
3. Przejdź na dół strony do akapitu Ustawienia eksportu, znajdź opcję Faktury do kanału sprzedaży i kliknij przycisk Zmień.
4. Wypełnij i zapisz formularz.