Witaj w centrum pomocy Apilo
Połączenie z KSeF
Spis treści
Wstęp
Integracja Apilo z KSeF jest dedykowana wyłącznie dla użytkowników korzystających z modułu fakturowania Apilo.
Jeśli korzystasz z zewnętrznego systemu księgowego (np. wFirma, Fakturownia, InFakt, FakturaXL itp.), proces przesyłania faktur do KSeF odbywa się bezpośrednio w zewnętrznych systemach.
System Apilo pozwala na elastyczne zarządzanie sprzedażą, dlatego jeśli obsługujesz kilka firm, możesz dodać integrację z KSeF wielokrotnie – osobno dla każdego numeru NIP. Pamiętaj, że dla każdej aktywnej integracji z KSeF musisz utworzyć odrębną, unikalną serię numeracji.
Konfiguracja po stronie KSeF
- Zaloguj się do swojego konta na stronie https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/
- Pozyskaj certyfikat w zakładce Certyfikaty -> Wniosek o certyfikat.
- Nadaj nazwę i hasło (zapamiętaj hasło, ponieważ będzie ono potrzebne w następnych krokach), kliknij generuj. Na tym etapie automatycznie pobierze się klucz w przeglądarce, który musisz pobrać.
- Wybierz przeznaczenie certyfikatu oraz datę ważności,
- Wyślij wniosek, pobierz certyfikat i zapisz go.
Więcej informacji o tworzeniu certyfikatu znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów:
https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/
Konfiguracja w Apilo
- Przejdź do zakładki Administracja -> Księgowość konfiguracja -> Kliknij „dodaj” na kafelku „KSeF”
- Uzupełnij formularz.
- Nazwa – dowolna nazwa identyfikująca program księgowy
- Certyfikat KSeF – wgraj plik, który pobrałeś z KSeF
- Klucz prywatny KSeF – wgraj plik, który pobrał się automatycznie na etapie dodawania certyfikatu.
- Hasło – podaj hasło, które nadałeś w KSeF na etapie dodawania certyfikatu.
- NIP firmy powiązanej z kontem KSeF – NIP firmy powiązanej z certyfikatami, dla której będą wystawiane faktury w KSeF. Domyślnie zawiera NIP wpisany w ustawieniach ogólnych konta Apilo
- Środowisko – wybierz środowisko, w którym będą wysyłane faktury do KSeF. (przedprodukcyjne – jest to środowisko wykorzystywane do testów, produkcyjne – oficjalne, docelowe środowisko KSeF od 01.02.2026). Jeśli dodajesz integrację przed 01.02.2026, dostępne będzie jedynie środowisko przedprodukcyjne.
- Przekaż oznaczenie OSS – Czy wystawiać faktury z oznaczeniem OSS, gdy jest to możliwe.

- Zapisz formularz, status integracji powinien być „w porządku”.
Tworzenie serii numeracji dla integracji z KSeF
- Przejdź do zakładki Administracja -> Księgowość konfiguracja
- Utwórz nową serię numeracji klikając w prawym górnym rogu w przycisk „nowa”. Jeśli nie masz jeszcze skonfigurowanej serii numeracji przejdź do poradnika https://apilo.com/pl/help/konfiguracja-modulu-fakturowania-paragonow/
- W integracji zewnętrznej wybierz KSeF:

WAŻNE!
Wysyłanie dokumentów do KSeF odbywa się automatycznie bezpośrednio po wygenerowaniu dokumentu sprzedaży.
Pracujemy nad wdrożeniem możliwości ręcznego eksportu wystawionych faktur do KSeF – pojawi się ona w kolejnych aktualizacjach.
