Witaj w centrum pomocy Apilo

Asystent Pakowania to narzędzie ułatwiające procesy magazynowe w Twojej firmie. Automatyzuje pakowanie zamówień z możliwością wykorzystania skanerów kodów kreskowych. Umożliwia indywidualne dostosowanie procesu pakowania, co zwiększa wydajność magazynu oraz minimalizuje pomyłki podczas używania modułu. Wraz z asystentem zbierania maksymalnie optymalizuje pracę Twojego magazynu.

Zakres funkcjonalności:

• Intuicyjna nawigacja pracownika przez proces pakowania pojedynczych lub wielu zamówień jednocześnie.
• Wyświetlanie dokładnych lokalizacji produktów, co ułatwia i przyspiesza poruszanie się po magazynie.
• Skanowanie kodów EAN połączone z dźwiękową sygnalizacją pomyłek.
• Wyświetlanie na ekranie zdjęć, wymaganych ilości, kodów SKU/EAN oraz innych niezbędnych informacji.
• Automatyczne sortowanie listy produktów do pakowania i płynne przechodzenie do kolejnych pozycji po poprawnym skanowaniu.
• Rejestrowanie historii działań w czasie rzeczywistym oraz możliwość podpinania automatycznych akcji pod zdarzenia: „rozpoczęto pakowanie”, „zakończono pakowanie” lub „brak stanu”.
• Automatyczne otwieranie szczegółów zamówienia po zeskanowaniu kodu przypisanego do niego koszyka.
• Możliwość ręcznego tworzenia kodów koszyków i lokalizacji oraz opcja masowego importu lokalizacji produktów za pomocą pliku CSV.

Konfiguracja ustawień Asystenta Pakowania

Przed rozpoczęciem korzystania z Asystenta Pakowania, przejdź do zakładki: Administracja > Asystent zbierania i pakowania > Asystent pakowania, następnie skonfiguruj go według własnych preferencji:

1. Przechodź do następnego zamówienia automatycznie –po spakowaniu w pełni, automatycznie zmienia zamówienie na kolejne do spakowania
2. Wyświetlaj komentarz dla zamówienia – wyświetla komentarz klienta, dodany do zamówienia podczas jego składania
3. Przenoś produkty na dół listy – przenosi spakowane produkty na dół listy w widoku zamówienia podczas pakowania
4. Przenoś spakowane zamówienia na dół listy – przenosi spakowane zamówienia na dół listy zamówień w oknie Asystenta
5. Wyświetlaj informacje o zamówieniu (Data, Kanał sprzedaży, Sposób wysyłki)
6. Odtwarzaj dźwięki – odtwarza dźwięki w zależności od wykonanej czynności (m.in. dla wprowadzonej ilości większej niż w zamówieniu, dla niepoprawnego produktu)
7. Nazwa produktu – pozwala na wybór wyświetlanej nazwy wg pozycji zamówienia lub pozycji magazynowej
8. Sortowanie – pozwala na wybór wyświetlania pozycji produktów wg kolejności z zamówienia, alfabetycznie lub wg SKU czy EAN

Zapisz formularz.

Ustawienia skanera kodów kreskowych:

Jeśli korzystasz ze skanera kodów kreskowych, przejdź do zakładki: Administracja > Ustawienia ogólne > Ustawienia skanera kodów kreskowych. W zależności od procesu realizacji zamówienia w Twojej firmie, możesz wybrać, kiedy Asystent Pakowania zostanie otwarty.  Poniżej znajdziesz również dedykowany kod kreskowy do otwarcia modułu pakowania. Pamiętaj, że możesz go również otworzyć ręcznie po kliknięciu w przycisk „Pakuj”, który dostępny jest w szczegółach zamówienia oraz na liście.

Aby w pełni korzystać z Asystenta Pakowania zalecamy również konfigurację koszyków.

Koszyki skonfigurujesz w zakładce: Administracja > Asystent zbierania i pakowania > Konfiguracja koszyków > Dodaj koszyk:

Możesz stworzyć tyle koszyków ile potrzebujesz oraz tworzyć koszyki nadrzędne.
Skonfiguruj każdy koszyk według poniższych ustawień oraz kliknij przycisk: “Zapisz”:

Pojawi się komunikat w prawym, górnym rogu o poprawnym utworzeniu koszyka:

Nowo utworzony koszyk domyślnie pojawi się na samym dole listy.
Na liście utworzonych koszyków możesz je wyszukać za pomocą dostępnej wyszukiwarki, a dzięki akcjom zbiorczym możesz:

• przypisać koszyk do innego np. nadrzędnego;
• usunąć wybrane;
• pobrać kody kreskowe- aby maksymalnie zoptymalizować pracę zalecamy przykleić kody na koszyki. Pozwoli to na późniejsze szybkie skanowanie koszyków bez konieczności ich ponownego pobierania i drukowania.

Na liście utworzone koszyki możesz filtrować po:

• kodzie koszyka;
• nazwie koszyka;
• opisie koszyka;
• koszyku nadrzędnym;
• statusie koszyka.

Możesz w każdej chwili usunąć zbędny koszyk lub przypisać mu status na nieaktywny.
Jeżeli nie utworzysz żadnego koszyka, system wygeneruje jeden, domyślny koszyk, który będzie się podstawiał podczas korzystania z asystenta zbierania.

Dodanie lokalizacji produktów

Dodanie lokalizacji produktów jest niezbędne w procesie zarządzania przestrzenią magazynową. To fundament sprawnego działania asystentów zbierania i pakowania.Kiedy system zna lokalizację, potrafi posortować listę zadań tak, aby maksymalnie skrócić pracownikowi kompletacje produktów. Lokalizacja stanowi pierwszą linię weryfikacji. Zanim pracownik w ogóle użyje skanera kodów kreskowych, najpierw weryfikuje, czy stoi przed właściwą półką. To eliminuje ryzyko wzięcia podobnie wyglądającego, ale błędnego produktu z sąsiedniego regału. Poprawnie dodana lokalizacja pozwala na szybką reakcję na ewentualne braki na stanie oraz skutecznie wspiera kompletację wielosztukową.

W systemie istnieje możliwość:

• Samodzielnego tworzenia lokalizacji produktów;
• Wgrywania lokalizacji produktów za pomocą pliku CSV,
• Dodania lokalizacji za pomocą API.

Aby dodać/ zarządzać lokalizacją przejdź do zakładki: Towary i usługi > Lokalizacja:

W tym miejscu możesz skonfigurować lub dodać nową lokalizację.
W konfiguracji lokalizacji z listy rozwijanej wybierz separator. Poniżej będzie widoczny przykład oznaczenia z wybranym przez Ciebie separatorem:

Następnie ustaw typ oraz maksymalną długość segmentu:

Kliknij przycisk: “Zapisz”.

Podczas dodawania lokalizacji konieczne jest podanie kodu oraz nazwy:

Lokalizacje widoczne są zarówno na liście produktów jak i w szczegółach produktu w zakładce: Towary i usługi > Produkty.
Jeżeli zauważysz, że na Twoim koncie znajdują się produkty bez przypisanej lokalizacji możesz ją przypisać lub utworzyć nową, dedykowaną lokalizację dla tego, konkretnego produktu. Aby tego dokonać kliknij w nazwę produktu, a następnie, w pokazanej karcie produktu wybierz przycisk: “Edytuj”. Następnie wybierz istniejącą już lokalizację z wyszukiwarki lub z tego poziomu utwórz nową:

Następnie kliknij przycisk: “Zapisz”.
Lokalizacja automatycznie zostanie dodana do produktu:

Swój magazyn możesz zaktualizować o informacje dotyczące lokalizacji produktów używając pliku CSV. W trakcie eksportu produktów w wybranym dostępnym formacie jest widoczna dodatkowa kolumna z informacją zawierającą lokalizację produktu.
Podczas importu używając pliku csv- aktualizacja pełna możesz zaktualizować produkty w systemie o informacje na temat lokalizacji.
Więcej informacji na temat plików csv i aktualizacji znajdziesz w poradniku.

Pakowanie zamówienia

Masz kilka możliwości, aby rozpocząć pakowanie zamówienia:

• po wejściu w szczegóły zamówienia wybierz przycisk „Pakuj” w prawym górnym rogu
• na liście zamówień zaznacz zamówienie i kliknij w niebieski przycisk funkcyjny „Pakuj”
• skorzystaj ze skanera – po odpowiednim ustawieniu opcji skanera (pkt.1), klikając w kod kreskowy zamówienia/przesyłki/faktury.

Uwaga: Podczas pakowania zamówień kody kreskowe, które zostały skonfigurowane w zakładce Administracja -> Ustawienia ogólne -> Skaner kodów kreskowych np. „Wystaw fakturę” będą pomijane, aby zapewnić prawidłowe działanie asystenta

Skanowanie kodu kreskowego produktu podnosi ilość spakowanych towarów o +1.

Możesz również manualnie dodać/odjąć ilość spakowanego towaru za pomocą guzików + / – , ręcznie wpisać ilość spakowanych sztuk lub oznaczyć całą pozycję jako spakowaną :

W historii zamówienia widoczna będzie informacja kto i kiedy spakował lub rozpakował zamówienie. Oznaczenie jako Spakowane może być wykonane automatycznie lub ręcznie – zgodnie z konfiguracją.

Pakowanie wielu zamówień jednocześnie

Aby rozpocząć pakowanie wielu zamówień, na liście zaznacz wybrane pozycje i kliknij „Pakuj”:

Po otwarciu Asystenta Pakowania spakuj zamówienia. Po spakowania ostatniego zamówienia zamknij formularz.

Jeśli inny użytkownik będzie w trakcie pakowania tego samego zamówienia, po otwarciu zobaczysz pomarańczowy komunikat w górnej części okna  Asystenta.

Asystent pakowania a automatyzacja

Na podstawie informacji o spakowanym/rozpakowanym zamówieniu możesz utworzyć zadania automatyczne w zakładce: Administracja >Zadania automatyczne.

Zarówno spakowanie, jak i rozpakowanie może być zdarzeniem inicjującym wykonanie zadania:

Przykłady możliwych zadań automatycznych:

1. Zamówienie zostało spakowane -> ustaw status X oraz wyslij maila do klienta z informacja o spakowaniu zamówienia
2. Zamówienie zostało spakowane -> wystaw FV oraz wyślij ją do klienta
3. Zamówienie zostało spakowane -> dodaj Tag do zamówienia i ustaw status X
4. Zamówienie zostało rozpakowane -> ustaw status Y i dodaj Tag

Przykładowa konfiguracja: