Witaj w centrum pomocy Apilo

Ogólne informacje:

Połączenie platformy Apilo z systemem ERP Subiekt GT automatyzuje wymianę kluczowych danych handlowych. Dzięki temu procesowi, informacje o zamówieniach, bieżące stany magazynowe oraz dokumenty sprzedaży (paragony, faktury) są synchronizowane bez udziału użytkownika. System samodzielnie dba również o import zamówień i tworzenie kartotek dla nowych klientów w Subiekcie.

Wymagania niezbędne do uruchomienia integracji:

• Pobrany i skonfigurowany program Subiekt GT
• Wolna licencja na stanowisko w Subiekt GT: Wtyczka Sellintegro musi mieć możliwość zajęcia jednego wolnego stanowiska (licencji) w systemie Subiekt GT
• Wolna licencja na Sferę dla Subiekt GT: Niezbędny jest moduł Sfera dla Subiekt GT, który umożliwia innym programom dostęp do bazy danych Subiekta. Wystarczy jedna licencja Sfery niezależnie od liczby integracji Sellintegro
• Dostęp do bazy danych SQL: Niezbędna jest nazwa użytkownika i hasło dostępu do bazy danych SQL (domyślnie jest to często użytkownik „sa”)
• Aktywne rozszerzenie Plus (opcjonalnie): Do obsługi flag dokumentów oraz WSTO (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) może być wymagany zielony lub czerwony PLUS dla Subiekt GT
• Endpoint – Wtyczka Sellintegro musi być zainstalowana na komputerze mającym dostęp do bazy danych Subiekta GT
• Stały, przewodowy dostęp do internetu jest wymagany (połączenia mobilne są odradzane ze względu na stabilność)

Więcej informacji dotyczących wymagań m.in. sprzętowych dostępnych jest na stronie Sellintegro pod linkiem: https://pomoc.sellintegro.pl/dok/

Pełną dokumentację dotyczącą integracji można znaleźć na oficjalnej stronie Sellintegro pod linkiem: https://pomoc.sellintegro.pl/SGT-APL/

Konfiguracja Subiekt GT za pomocą wtyczki Sellintegro w Apilo:

• Przejdź do zakładki Administracja > Integracje i dodatki > Programy magazynowo- księgowe
•  Znajdź na liście Subiekt GT-  Sellintegro i kliknij przycisk Dodaj:
  

Konfiguracja po stronie Sellintegro:

• przejdź na stronę Sellintegro i kliknij przycisk “Dodaj wtyczkę”. Zalecamy wcześniej uruchomić poradnik na stronie pt. “Jak skonfigurować pierwszą wtyczkę?”
  
• z listy systemów wybierz Apilo oraz proces, który Cię interesuje i kliknij: “Dodaj wybrane usługi”:
  
  
• pojawi się komunikat o konfiguracji usług
• następnie wybierz moduł do konfiguracji. Pamiętaj, że każdą konfigurację należy wykonać osobno
  

Konfiguracja modułów:

• Dla każdego modułu, który wymaga połączenia z Apilo należy wygenerować Klucz Api
• Kod API, client_secret ma tylko 3h ważności, aby w tym czasie wygenerować acces token, który po wygenerowaniu wymaga tylko odświeżenia
• Autoryzacja API odbywa się za pomocą access tokenu ważnego 21 dni. Po wygaśnięciu (lub przed) access tokenu należy go odnowić korzystając z refresh tokenu (ważnego 2 miesiące). Aby pobrać access oraz refresh token należy utworzyć nową aplikację w systemie Apilo w zakładce Administracja/API Apilo
• Po utworzeniu aplikacji podane zostają authorization_code oraz client_secret. Dane służą do podłączenia aplikacji oraz wygenerowania tokenów i ich odświeżania. Jest to standardowa procedura dostępu do API wg zasad bezpieczeństwa
• Aby tego dokonać należy w Apilo wybrać zakładkę Administracja- Klucze Api Apilo – Nowa aplikacja Rest Api:

• Następnie pojawi się okno do wpisania nazwy oraz krótkiego opisu, tak aby można było w łatwy i szybki sposób zindentyfikować, które Api jest połączone z danym modułem:

• Zostaną wygenerowane Client ID, Client Secret oraz kod autoryzacji niezbędne do uruchomienia wtyczki:

Uwaga! Konfiguracja ma charakter poglądowy. Wszelkie ustawienia należy dostosować według własnych preferencji. 

Wskazówki:

• Na potrzeby połączenia integracji z Subiekt GT wykorzystaj statusy oraz grupy statusów utworzone na swoim koncie w Apilo. Możesz stworzyć nowe statusy i uporządkować je w odpowiednich grupach. Instrukcja dostępna jest pod linkiem.
• w każdym module:
  – ustal do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia
  – określ czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji
  – określ czy chcesz, aby integracja uruchamiała się automatycznie

Dodawanie faktur PDF z Subiekt GT do zamówienia w Apilo:

• Wtyczka pozwala Ci na synchronizację danych o produktach między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt GT i programem systemu docelowego (E-commerce) Apilo. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań. Wtyczka umożliwia Ci wgranie pliku PDF dokumentu, który został wystawiony w systemie Insert Subiekt GT oraz załączyć go do źródłowego zamówienia w systemie Apilo. Dzięki tej wtyczki, obsługa klienta ma bezpośredni wgląd do dokumentu bez potrzeby szukania go w systemie fakturującym, a dodatkowo klient końcowy może automatycznie zostać powiadomiony, kiedy zostanie wystawiona faktura bądź paragon do jego zamówienia
• W konfiguracji modułu wpisz wygenerowane dane z Aplikacji Rest Api z panelu Apilo i kliknij: “Połącz z Apilo”:
  
• Przy wpisanych prawidłowych danych pojawi się komunikat: “poprawnie połączono ze sklepem”
  
• ustal dla zamówień, z którego statusu w Apilo chcesz przesyłać fakturę PDF (poniżej przykład konfiguracji):
  
  
• kolejno ustal, jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których zostanie przypisana faktura PDF oraz, do których nie zostanie przypisana faktura PDF z powodu błędu ( w każdym przypadku możesz nie zmieniać statusu lub ustawić go analogicznie jak w punkcie powyżej)
• kolejno określ jakie dokumenty z Subiekt GT mają być przesyłane:
  
  
• skonfiguruj kolejne punkty modułu według własnych preferencji i zapisz konfigurację
• system sprawdzi czy konfiguracja zapisała się poprawnie. Jeśli w danym punkcie wykryto błąd poinformuje o tym komunikatem i wskaże miejsce nieprawidłowości
• po wpisaniu prawidłowych danych konfiguracji pojawi się komunikat, że konfiguracja przebiegła pomyślnie
• więcej informacji na temat modułu znajdziesz na stronie: https://pomoc.sellintegro.pl/SGT-APL-INV/

Masowe generowanie FS/PAi z ZK w Subiekt GT na zmianę statusu zamówienia w Apilo

• Wtyczka pozwala Ci na wygenerowanie dokumentów sprzedaży w systemie docelowym (ERP) Subiekt GT na bazie istniejącego już w tym systemie zamówienia od klienta (ZK). Proces generowania dokumentów bazuje na zmianach statusów w systemie źródłowym (e-Commerce) Apilo. Wtyczka umożliwia Ci drukowanie oraz fiskalizcję tworzonych dokumentów całkowicie automatyzując proces wystawiania dokumentów sprzedaży. Integracja przetwarza ZK, w których numerze oryginału znajduje sie prefix B_numerzamówienia, który nadawny jest przez przez wtyczkę “Przesyłanie zamówień z Apilo do Subiekt GT” lub może być tam umieszczony ręcznie. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań. Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://pomoc.sellintegro.pl/SGT-APL-GDC/
  
• wpisz wygenerowane dane z Apilkacji Rest Api z panelu Apilo oraz kliknij w “Połącz z Apilo” – pamiętaj , że muszą to być nowo wygenerowane dane w Apilo:
  
• kolejno określ według własnych preferencji następne kroki w konfiguracji modułu
• sprawdź  i zapisz konfiguracje

Przesyłanie zamówień z Apilo do Subiekt GT:

• Wtyczka pozwala Ci na wygenerowanie zamówień od klienta lub bezpośrednio dokumentów sprzedaży w systemie docelowym (ERP) Subiekt GT na bazie zamówienia w Apilo . Proces generowania dokumentów bazuje na danych widniejących na zamówieniach w systemie źródłowym (e-Commerce) Apilo. Wtyczka umożliwia Ci stworzenie dokumentów rezerwujących stan magazynowy na czas obsługi zamówienia przez magazyn (ZK), posiada funkcjonalność do mapowania towarów oraz kontrahentów między systemami oraz możliwość stworzenia nowych kartotek gdy nie zostaną odnalezione. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań. Więcej informacji na temat konfiguracji modułu znajdziesz na stronie: https://pomoc.sellintegro.pl/SGT-APL-ORD/ 
• wpisz wygenerowane dane z Apilkacji Rest Api z panelu Apilo oraz kliknij w “Połącz z Apilo” – pamiętaj , że muszą to być nowo wygenerowane dane w Apilo:
  
• kolejno określ według własnych preferencji następne kroki w konfiguracji modułu
• sprawdź  i zapisz konfiguracje

Aktualizacja stanów magazynowych z Subiekt GT do Apilo

• Wtyczka pozwala Ci na synchronizację stanów magazynowych produktów między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt GT i programem systemu docelowego (E-commerce) Apilo. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań. Funkcje wtyczki oferują Ci filtrację aktualizacji stanów magazynowych w odniesieniu do cech, aktywności i oznaczeń produktów jak np. “Pozycja do sklepu internetowego”. Wtyczka zapewnia również zmianę stanu magazynowego produktu podczas rezerwacji oraz dodatkową weryfikację minimalnego bądź maksymalnego stanu magazynowego na podstawie pól własnych. Więcej informacji o konfiguracji modułu znajdziesz na stronie: https://pomoc.sellintegro.pl/SGT-APL-STC/
• wpisz wygenerowane dane z Apilkacji Rest Api z panelu Apilo oraz kliknij w “Połącz z Apilo” – pamiętaj , że muszą to być nowo wygenerowane dane w Apilo:
  
  
• kolejno określ według własnych preferencji następne kroki w konfiguracji modułu
  
• sprawdź  i zapisz konfiguracje
  

Przesyłanie produktów z Subiekt GT do Apilo

• Wtyczka pozwala Ci na synchronizację danych o produktach między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt GT i programem systemu docelowego (E-commerce) Apilo. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań. Wtyczka umożliwia Ci zaktualizowanie bazy produktów o nowe kartoteki w momencie, kiedy zostaną dodane w ERP. Wtyczka zapewnia by wszelkie informacje na temat kartotek były spójnie między systemami. Więcej informacji o konfiguracji modułu znajdziesz na stronie: https://pomoc.sellintegro.pl/SGT-APL-PRD/
• wpisz wygenerowane dane z Apilkacji Rest Api z panelu Apilo oraz kliknij w “Połącz z Apilo” – pamiętaj , że muszą to być nowo wygenerowane dane w Apilo:
  
  
• kolejno określ według własnych preferencji następne kroki w konfiguracji modułu
  
• sprawdź  i zapisz konfiguracje
  

Aktualizacja cen z wybranego cennika Subiekt GT do Apilo

• Wtyczka pozwala Ci na synchronizację wybranych cen produktów między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt GT i programem systemu docelowego (E-commerce) Apilo. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań. Wtyczka umożliwia Ci przesłanie, zaktualizowanie cen produktów, kiedy zostaną dodane w systemie ERP. Wtyczka zapewnia by wszystkie ceny były spójnie między systemami i automatycznie aktualizowane w Apilo. Więcej informacji o konfiguracji modułu znajdziesz na stronie: https://pomoc.sellintegro.pl/SGT-APL-PRC/
• wpisz wygenerowane dane z Apilkacji Rest Api z panelu Apilo oraz kliknij w “Połącz z Apilo” – pamiętaj , że muszą to być nowo wygenerowane dane w Apilo:
  
  
• kolejno określ według własnych preferencji następne kroki w konfiguracji modułu
  
• sprawdź  i zapisz konfiguracje