Witaj w centrum pomocy Apilo

Podłączenie konta Fakturownia do Apilo:

1. Przejdź do Administracja > Księgowość konfiguracja. W dolnej części strony kliknij w kafelek Fakturownia.

2. Wypełnij formularz:

• nazwa – dowolna nazwa identyfikująca program księgowy w Apilo;
• adres programu – subdomena używa w Fakturowni (widoczna w pasku adresu po zalogowaniu się);
• API token – widoczny w ustawieniach Fakturownia.pl (Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja > Kod autoryzacyjny API);
• Czy przekazywać dane kontaktowe – Czy przekazywać do Fakturownia informacje o adresie e-mail. Dane są pobierane z danych zamawiającego powiązanego zamówienia;
• czy wysłać dokument mailem – wygenerowanie dokumentu, spowoduje wysyłkę maila z dokumentem do klienta;
• czy nadpisywać język dokumentu – opcja przydatna, jeśli zgodnie z konfiguracją Fakturowni, faktury mają być dwujęzyczne;
• Czy dodawać fakturę do paragonu? – Tak w przypadku stworzenia faktury bez NIP zostanie wybrana opcja „faktura do paragonu”
• Identyfikator usługi kosztów wysyłki – na podstawie pozycji na fakturach w magazynie Fakturownia.pl tworzą się pozycje magazynowe. Ta opcja przypisze wszystkie metody wysyłki z zamówień do jednej usługi w magazynie Fakturowni. W panelu Fakturownia.pl przejdź do Magazyn > Produkty > Dodaj nową usługę identyfikującą metodę wysyłki lub kliknij w już istniejącą. Z paska adresu skopiuj ID widoczny po /products/[ID];
• Identyfikator magazynu, z którego pobierane są produkty – Wybór magazynu jest możliwy zapisaniu prawidłowych danych integracji;
• Przekaż oznaczenie OSS -Czy wystawiać faktury z oznaczeniem OSS, warunki: kraj nabywcy inny niż kraj sprzedawcy, kraj nabywcy należy do krajów UE, stawka VAT pozycji dopuszczona w kraju nabywcy;
• Źródło kursu przewalutowani – Źródło kursu przewalutowania, kurs własny – z Apilo, NBP – ustawiany przez fakturownie z NBP;
• platforma nadrzędna – włącz, jeśli zarządzasz ilościami i magazynem produktów po stronie panelu Fakturowni.

Po kliknięciu Zapisz Apilo dokona weryfikacji wprowadzonych danych i poinformuje o statusie połączenia. W przypadku błędu należy sprawdzić poprawność danych.

Konfiguracja niezbędna do wystawiania faktur:

1. Przejdź do zakładki Administracja > Księgowość konfiguracja.

2. Kliknij przycisk Rozpocznij konfigurację, lub dodaj nową klikając przycisk Dodaj > Faktura w prawym górnym rogu.

3. Wypełnij formularz:

• Dane wpisane w formularzu w rubryce Sprzedawca i Konto bankowe muszą być zgodne z podanymi w Fakturowni. Przekopiuj dane do Apilo z  panelu Fakturownia.pl z zakładki Ustawienia > Dane firmy > Edytuj;
  • Pola: Nazwa firmy lub działu, Numer NIP, dane kontaktowe, Bank, Konto bankowe, SWIFT – muszą pokrywać się 1:1 w obu systemach;
  • „Nazwa skrócona” w Fakturowni może zawierać dowolny tekst;
  • „Nazwa c.d.” w Apilo pozostawić puste:

​

• Nagłówek Apilo -> wstawiany jest do pola Sprzedawca > www w Fakturowni;
• Stopka Apilo -> wstawiana jest do Dodatkowe uwagi (drukowane na dole strony) w Fakturowni;
• Komentarz -> Domyślna treść komentarza jaka będzie widoczna na fakturze;
• Numer zamówienia na fakturze -> w celu wyświetlenia numeru zamówienia na fakturze przejdź do Fakturowni -> Ustawienia -> Ustawienia konta -> Wydruki -> i zaznacz opcje: Wstaw numer zamówienia:

4. Kliknij przycisk Zapisz, a następnie przyciskiem Edytuj ponownie przejdź do formularza . W prawej dolnej części pojawi się sekcja „Integracja zewnętrzna” z opcjami potrzebnymi do dalszej konfiguracji:

• nazwa integracji – wybrać utworzoną wcześniej integrację Fakturowni;
• numer dokumentu z serwisu zewnętrznego:
  • tak: numeracja z Apilo zostanie zastąpiona numeracją z Fakturowni;
  • nie: Apilo narzuci swoją numerację;
• automatyczne przekazywanie dokumentów:
  • tak: faktury są przekazywane do Fakturowni w momencie utworzenia faktury;
  • nie: faktury mogą zostać przekazane ręcznie na liście faktur (po wygenerowaniu faktury należy przejść do Księgowość > Faktury, zaznaczyć wybrane pozycje i nacisnąć przycisk Eksportuj;

Ważne: numeracja faktur w Apilo może zostać zastąpiona numeracją z Fakturowni tylko, jeśli opcja Automatyczne przekazywanie faktur jest ustawiona na Tak. Po zapisaniu formularza serii numeracji zostaniesz poproszony o wybranie dodatkowej opcji dotyczącej KSeF.

• Oczekuj na numer KSEF – zaznacz na Tak, jeśli przesyłasz faktury do KSEF i chcesz, aby do Apilo trafił finalny, przetworzony dokument sprzedaży. Nie – do Apilo trafi dokument od razu po utworzeniu w Fakturowni, bez oznaczenia KSEF;

Konfiguracja faktur OSS:

1. W zakładce Administracja > Księgowość konfiguracja znajdź kafelek Fakturownia, kliknij  Szczegóły > Edytuj.
2. Opcję  ” Przekaż ustawienie OSS” zaznacz na TAK.

Konfigurację serii faktur OSS wykonaj wg schematu faktur, a dodatkowo w pozycji „Domyślny VAT na pozycjach zamówienia” ustaw „Użyj podstawowej stawki VAT wg kraju kupującego”:

Konfiguracja paragonów:

1. Przejdź do zakładki Administracja > Księgowość konfiguracja.

2. Kliknij przycisk Rozpocznij konfigurację, lub dodaj nową klikając przycisk Dodaj> Paragon w prawym, górnym rogu.

3. Wypełnij formularz.

4. Uzupełnij akapit „Integracja zewnętrzna” wybierając w oknie nazwa integracji utworzoną wcześniej integrację Fakturowni.

Jak wystawić fakturę/ paragon?

Pojedyncze wystawianie dokumentu sprzedaży (faktura/paragon):

• Przejdź do Zamówienia > Lista zamówień – Wybierz zamówienie, do którego chcesz wygenerować fakturę;
• Kliknij w numer zamówienia przechodząc do karty zamówienia;
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dokumenti wybierz serie numeracji ustaloną w akapicie „Konfiguracja faktur”;
• Po wystawieniu dokumentu zobaczysz podgląd. Kliknij przycisk Drukuj w prawym górnym rogu, aby pobrać końcowy dokument na komputer.

Zbiorcze, masowe wystawianie dokumentu sprzedaży:

• Przejdź do Administracja > Zadania automatyczne;
• Otwórz i wypełnij formularz który określi, po jakim zdarzaniu system ma automatycznie wygenerować dokument sprzedaży. Poniżej przykład generowania dokumentu po zmianie statusu zamówienia na „Faktura”;
• W tym samym zadaniu automatycznym możesz ustawić wysyłkę faktur do kupujących w mailu dodając kolejną akcję do wykonania:
  
  

Lista wystawionych dokumentów:

• Lista wystawionych dokumentów znajduje się w zakładce Zamówienia > Dokumenty księgowe.
• Faktury OSS można wyświetlić filtrując listę po kraju zamówienia.

Uwagi i ograniczenia:

• Edycja/Usunięcie/Anulowanie faktury w Apilo nie powoduje zapisania modyfikacji w Fakturownia;
• Edycja/Usunięcie/Anulowanie faktury w Fakturownia nie powoduje zapisania modyfikacji w Apilo;
• Korektę do faktury należy wystawić po stronie Apilo, oraz po stronie Fakturownia.