Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – kiedy trzeba ją posiadać?
Wśród przedsiębiorców e-commerce często pojawiają się wątpliwości związane z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej. Podstawa prawna obowiązująca sprzedawców online warunkuje kilka czynników – wymóg ten nie dotyczy towarów objętych zwolnieniem, jeśli całość zapłaty trafia na ratunek bankowy, firma nie prowadzi sprzedaży gotówkowej, prowadzona jest ewidencja, włącznie z wystawianiem faktur lub paragonów elektronicznych.
Z uwagi na wiele zmiennych oraz wyjątków dotyczących tej kwestii, warto omówić ją w większym szczególe.
Spis treści:
- Kasa fiskalna w sprzedaży internetowej – podstawowe informacje
- Kiedy sprzedaż internetowa wymaga kasy fiskalnej?
- Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w e-commerce
- Jakie produkty wymagają kasy fiskalnej niezależnie od obrotów?
- Jak prowadzić sprzedaż online zgodnie z przepisami?
- Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – najczęściej zadawane pytania
Kasa fiskalna w sprzedaży internetowej – podstawowe informacje
Zacznijmy od podstaw – kasa fiskalna jest urządzeniem, którego funkcją jest ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także rolników ryczałtowych. Pozwala ono na rejestrowanie każdej transakcji i wystawianie paragonu fiskalnego – jest to potwierdzenie zakupu dla klienta, a dla urzędu skarbowego wymagany dokument księgowy.
Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna to dość złożona kwestia. W e-commerce większość transakcji odbywa się drogą elektroniczną, jednak przepisy podatkowe wciąż wymagają w określonych przypadkach ewidencji sprzedaży B2C. Kasa fiskalna przy sprzedaży internetowej jest bardzo ważna, gdyż umożliwia prawidłowe rozliczanie sprzedaży detalicznej, pozwala też utrzymać przejrzystość transakcji dla kupujących.
Jako przedsiębiorca e-commerce należy pamiętać, że kasa fiskalna sprzedaż przez internet co do zasady wymagana jest w przypadku B2C (business to consumer). Działalność skupiona na B2B (business to business) dokumentowana jest poprzez fakturę VAT, dlatego kasa fiskalna sprzedaż internetowa nie jest dla takich firm wymogiem.
Pomyłki w ewidencjonowaniu mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. W każdym przypadku zaleca się na bieżąco śledzić wszelkie zmiany w przepisach, aby mieć pewność, że sprzedaż online a kasa fiskalna funkcjonują w prawidłowy sposób, bez problemów lub naruszeń.
Kiedy sprzedaż internetowa wymaga kasy fiskalnej?
Obowiązek kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej w praktyce dotyczy firm, które spełniają konkretne warunki. Przepisy fiskalne e-commerce nakładają go na e-sprzedawców, gdy:
- Prowadzą działalność B2C (business to consumer) – firmy B2B (business to business) dokumentowane są przez fakturę, dlatego obowiązek posiadania kasy fiskalnej online ich nie obejmuje.
- Sprzedaż internetowa limit obrotów przekracza 20 000 zł rocznie – należy podkreślić, że limit ten naliczany jest proporcjonalnie do okresu działalności. Warto sprawdzać aktualną wysokość określoną przez przepisy, gdyż obowiązujący limit obrotu kasa fiskalna może się zmieniać.
Niektóre towary (np. alkohol, części samochodowe, sprzęt RTV) wymagają ewidencji niezależnie od obrotu i rodzaju płatności, przez co kasa fiskalna jest obowiązkiem już od pierwszej transakcji.
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w e-commerce
Sprzedaż internetowa bez kasy jest możliwa, jeśli firma jest w stanie prawidłowo udokumentować dokonywane transakcje i działa zgodnie z przepisami. Zwolnienia z kasy fiskalnej sprzedaż internetowa dotyczą wielu przedsiębiorców w e-commerce, jeśli spełniają odgórnie wytyczone warunki:
- Płatność za towar musi być w całości dokonywana na rachunek bankowy bądź poprzez pośrednika płatności.
- Cała sprzedaż przeprowadzana jest w formie wysyłkowej, bez działalności stacjonarnej.
- Ewidencja i dowody zapłaty jednoznacznie identyfikują nabywcę towaru.
- Asortyment firmy nie obejmuje towarów lub usług wyłączonych ze zwolnienia (np. papierosy, paliwo, alkohol).
- Obrót na rzecz osób fizycznych mieści się w limicie 20 000 zł rocznie.
Branże, które najczęściej korzystają ze zwolnienia, to np. odzież, książki i e-booki, rękodzieła, kursy online i pliki do pobrania.
Jakie produkty wymagają kasy fiskalnej niezależnie od obrotów?
Nawet, jeśli działalność e-commerce mieści się w rocznym limicie obrotów 20 000 zł, produkty objęte obowiązkiem fiskalnym objęte sprzedażą oznaczają konieczność korzystania z kasy. Planując biznes w Internecie, należy w pierwszej kolejności sprawdzić e-commerce produkty objęte kasą i porównać ich listę z własnym asortymentem, aby nie narazić się na komplikacje prawne.
Towary wymagające kasy fiskalnej, czyli tak zwane “towary wrażliwe”, obejmują:
- alkohol i wyroby tytoniowe,
- paliwo i gaz płynny
- perfumy,
- sprzęt RTV/AGD,
- części i akcesoria samochodowe,
- biżuterie i wyroby z metali szlachetnych,
- nośniki danych (np CD, DVD, pendrive).
Sprzedaż wrażliwych produktów online oznacza, że kasa jest obowiązkowa od pierwszej transakcji, bez względu na formę płatności czy poziom obrotów.
Jak prowadzić sprzedaż online zgodnie z przepisami?
Obowiązki podatkowe w sprzedaży online wymagają rzetelnego i zorganizowanego podejścia, aby nie narażać swojego biznesu na błędy. Jak rozliczać sprzedaż internetową, aby mieć pewność co do jej zgodności z przepisami i prawidłowych rozliczeń?
Oto kilka praktycznych wskazówek, dzięki którym fiskalizacja sprzedaży online w Twojej firmie pozostanie wydajna i zgodna z przepisami:
- Wystawiaj właściwe dokumenty sprzedaży – faktury VAT zawierające NIP nabywcy dla B2B, paragony fiskalne lub faktury imiennie dla B2C. Zwolnienie z kasy fiskalnej nadal wymaga prowadzenia dokładnej ewidencji sprzedaży i przechowywania dowodów zapłaty (np. potwierdzeń przelewów).
- Zadbaj o ewidencję i raporty transakcji – upewnij się, że transakcje i płatności pozwalają na przypisanie do nich konkretnego klienta, przechowuj dokumenty księgowe przez co najmniej 5 lat.
- Zintegruj programy do ERP i e-księgowości – automatyzacja oraz możliwość zarządzania całą pracą z jednego miejsca , jakie oferuje system Apilo, znacznie ogranicza ryzyko pomyłek i pozwala odczuwalnie przyspieszyć zarządzanie e-commerce.
- Pamiętaj o regularnych raportach sprzedaży – w tym celu warto posłużyć się wyspecjalizowanym systemem e-commerce, zwłaszcza w przypadku działalności wielokanałowej.
- Śledź zmiany w przepisach – zawsze pozostawaj na bieżąco z nowymi wytycznymi i regulacjami, aby zachować zgodność e commerce z przepisami.
Jako e-sprzedawca nie powinno się stronić od nowoczesnych narzędzi, jest to prosta droga do optymalizacji rutynowych procedur, skutecznie oszczędzająca czas oraz zasoby firmy.
Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – najczęściej zadawane pytania
Czy sprzedaż internetowa zawsze wymaga kasy fiskalnej?
Nie, można prowadzić sprzedaż internetową bez kasy fiskalnej, jeśli spełnia się konkretne wymogi.
Jakie produkty muszą być sprzedawane z kasą fiskalną bez względu na obrót?
Tak zwane “towary wrażliwe” obejmują alkohol i wyroby tytoniowe, paliwo i gaz płynny, perfumy, sprzęt RTV/AGD, części samochodowe, biżuterie i wyroby z metali szlachetnych, nośniki danych.
Czy sprzedaż tylko dla firm wymaga kasy fiskalnej?
Sprzedaż tylko dla firm (B2B) nie wymaga kasy fiskalnej – dokumentowana jest ona poprzez faktury VAT.
Jak dokumentować sprzedaż online bez kasy fiskalnej?
E-commerce bez kasy fiskalnej można dokumentować prowadząc ewidencję sprzedaży, zachowując dowody zapłaty, wystawiając fakturę lub rachunek i łącząc dokumenty z zamówieniami.
Zobacz integracje z programami księgpwymi i erp
Zastrzeżenie: Pamiętaj, że ten wpis blogowy ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej, księgowej ani biznesowej. W celu podjęcia konkretnych decyzji, zawsze skonsultuj się z odpowiednim specjalistą.