E-paragon – elektroniczny i wygodny sposób na rachunek w e-commerce

E-paragon to cyfrowy odpowiednik paragonu posiadający identyczną moc prawną jak papierowy, jeśli dane będą zwizualizowane zgodnie z formatem określonym przez Ministerstwo Finansów i zostanie przekazany klientowi w uzgodniony sposób . Możesz go wygenerować za pomocą drukarki fiskalnej online, która posiada homologację od Głównego Urzędu Miar. Sprzedawcy cenią ten dokument ze względu na pełną automatyzację procesu wystawiania, błyskawiczną archiwizację i usprawnienie obsługi klienta.

1. Co to jest e-paragon i jak działa w praktyce?
2. Dlaczego e-paragon to przyszłość e-commerce?
3. Jak wdrożyć e-paragony w sklepie internetowym?
4. E-paragon a bezpieczeństwo i przechowywanie danych
5. E-paragon a obowiązki podatkowe sprzedawcy
6. E-paragon – najczęściej zadawane pytania

Co to jest e-paragon i jak działa w praktyce?

 

Wielu sprzedawców e-commerce rozważa wprowadzenie rozwiązań, które cyfryzują różne aspekty biznesu. Szczególnym obszarem jest dokumentacja – przechowywanie jej w tradycyjnej formie może być uciążliwe i ryzykowne. Co więcej, ręczne fiskalizowanie tysięcy transakcji jest po prostu niewykonalne. Rozwiązaniem jest pełna automatyzacja – integracja sklepu z drukarką fiskalną online, która samodzielnie rejestruje każdą sprzedaż. Efektem tego procesu jest właśnie e-paragon. Zastanawiasz się, czym jest paragon elektroniczny?

Najprościej ujmując, eparagon jest cyfrową wersją tradycyjnego odpowiednika. Posiada taką samą moc prawną jak paragon papierowy, jeśli:

• zostanie wystawiony w odpowiednim formacie przez urządzenie, które posiada homologację Głównego Urzędu Mia
• będzie przekazany w uzgodniony z klientem sposób.

Klient otrzymuje go w załączniku w formie linku, który przedstawia zbiór danych zgodny z formatem określonym przez Ministerstwo Finansów. Co ważne, wygenerowanego dokumentu nie trzeba drukować – wystarczy go załączyć do informacji podsumowującej zakup. Czym jest e-paragon dla przedsiębiorcy? To cyfrowy efekt wykorzystania możliwości, jakie daje drukarka fiskalna online – czyli zautomatyzowanego i zgodnego z prawem dowodu sprzedaży. Należy pamiętać, że wydawanie ich odbywa się jedynie za zgodą kupującego i w uzgodniony z nim sposób. 

Jak działa e-paragon? Przyjmijmy następujący scenariusz – klient nabywa produkt w Twoim sklepie internetowym. Podczas finalizacji transakcji akceptuje regulamin z zapisem o dostarczaniu dokumentu w wersji cyfrowej, a także podaje adres e-mail, który jest niezbędny do przetworzenia zamówienia. Po opłaceniu zamówienia operator płatności przekazuje informację o zaksięgowaniu wpłaty. Zmiana statusu sprawia, że platforma poprzez integrację przekazuje dane do drukarki fiskalnej. Ta z kolei rejestruje operację w Centralnym Repozytorium Kas, generując przy tym paragon elektroniczny zgodny z formatem określonym przez Ministerstwo Finansów. Następnie jest on przesyłany w wiadomości transakcyjnej klienta. 

Proces, jak widzisz, jest bezobsługowy – system nie zastanawia się nad tym, co to jest paragon elektroniczny.

A jak wygląda to w handlu stacjonarnym? Wszystko odbywa się przy kasie – kupujący ma do wyboru kilka metod dostarczenia cyfrowego dokumentu. Przykładowo, może zostać wydany z wykorzystaniem kodu QR, terminalu, czy adresu e-mail. E-paragon trafia prosto do HUB-u. 

Przed wprowadzeniem paragonów elektronicznych należy zapoznać się z aktualnymi aktami prawnymi, które potwierdzają trend pełnej cyfryzacji w Polsce. Z początkiem lipca 2025 r. weszły w życie nowe rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, w tym tych mających postać oprogramowania. Ugruntowują one zasady wydawania e-paragonów. Zgodnie z obowiązującym prawem:

• cyfrowy dowód sprzedaży należy traktować jako dokument równoważny paragonowi papierowemu. Sprzedawca ma obowiązek uznać go przy zwrotach i reklamacji, a w przypadku kontroli skarbowej stanowi ważny dowód finalizacji operacji.
• w handlu B2B rozliczenie może być obsługiwane przez Krajowy System e-Faktur. Od 1 lutego 2026 to działanie zacznie być obowiązkowe wśród większych podatników, natomiast od 1 kwietnia 2026 – wśród pozostałych sprzedawców.
• w B2C wystarczy sam paragon, również w elektronicznej formie.

Przepisy mówią także jasno, że w 2025 roku wystawianie e-paragonów jest dobrowolne, a jego wydanie wymaga uzyskania uprzedniej zgody od kupującego. Możesz nadal drukować dokumenty poświadczające transakcje na papierze. Warto jednak zwrócić uwagę na wdrożenie tego rozwiązania ze względu na przewagę operacyjną – optymalizujesz procedury księgowe we własnym e-commerce, a klient ma wszystkie dowody zakupu w cyfrowej chmurze. 

Dlaczego e-paragon to przyszłość e-commerce?

 

Nie jest tajemnicą, że światowy handel, także internetowy, od lat kieruje się w stronę digitalizacji. Łączy ze sobą narzędzia w postaci platform sklepowych, systemów płatności, czy programów dla księgowości. Nic dziwnego, że analogiczne rozwiązania są mniej efektywne. Do nich należą paragony, które niejako stanowią „ostatni bastion” papierologii. Ich wirtualne odpowiedniki domykają sprzedaż w 100% cyfrowej formie, a dane zawarte w dokumencie mogą zasilać szereg systemów, aktualizować stany, czy nawet stanowić bazę do analityki. Jakie korzyści z elektronicznego paragonu zyskują sprzedawcy?

• wygoda działania – polega ona na tym, że cały proces fiskalizacji, aż do wygenerowania dowodu zakupu w drukarce fiskalnej online staje się bezobsługowy. Po wykonaniu integracji tego programu z platformą możesz zautomatyzować to działanie. Klient płaci za zamówienie, natomiast platforma odnotowuje transakcję, a urządzenie po otrzymaniu informacji generuje e-paragon. W sklepie internetowym jest to doskonała baza do wprowadzenia automatyzacji zaplecza.
• ekologiczne podejście – nie bez powodu niektórzy używają nazwy „eko paragon”. Cyfryzacja tego typu dokumentów to realna oszczędność nierecyklingowanego papieru termicznego, wykorzystywanej wody w procesie jego produkcji, jak i energii. Dla wielu świadomych klientów troska o środowisko naturalne jest pierwszorzędną wartością wpływającą na zakup w danym sklepie internetowym.
• błyskawiczna archiwizacja – e-paragon w e-commerce stanowi niezbędny dowód na przeprowadzoną transakcję. Jego cyfrowa forma transformuje archiwum w inteligentną bazę informacji przechowywanych w bezpiecznej chmurze. W razie potrzeby możesz natychmiast znaleźć dokument nie tylko po numerze zamówienia, ale też po dacie, nazwisku klienta czy jego NIP-ie.
• bezpieczeństwo danych – cyfryzacja każdego zakupu na dysku chronionym hasłem i aktualnymi kopiami zapasowymi zapobiega wielu czynnikom zewnętrznym mogącym narazić dokumenty na zniszczenie, zgubienie bądź… wyblaknięcie. Dostęp do archiwum jest błyskawiczny, co więcej – możesz przydzielać uprawnienia pracownikom, a także wiedzieć kto i kiedy przeglądał dane. 

Zalety e-paragonu w sprzedaży internetowej wiążą się także z automatyzacją obsługi kupujących. Sprzedawca dostarcza go na wskazany przy realizacji transakcji adres mailowy. Twoi pracownicy nie muszą wykonywać tego ręcznie – dane wprowadzą się automatycznie. W przypadku zagubienia dowodu zakupu, możesz bez problemu odnaleźć rachunek poprzez numer zamówienia lub inne parametry.

Jak wdrożyć e-paragony w sklepie internetowym?

 

Wirtualne paragony są świetnym rozwiązaniem automatyzującym pracę sklepów internetowych, które oszczędza mnóstwo czasu i zasobów. Na pierwszy rzut oka ich wprowadzenie może budzić obawy, wszakże wydaje się być to skomplikowane. Nic bardziej mylnego – proces ten wymaga kilka kroków.  Wdrożenie e-paragonów we własnej platformie sprzedażowej wymaga wcześniejszego przygotowania. Zwróć uwagę na aspekty prawne – musisz zaktualizować regulamin serwisu, a także przygotować urządzenia fiskalne zgodne z przepisami.

Pierwszy z tych aspektów wymaga wprowadzenia punktu dotyczącego możliwości wystawiania paragonów elektronicznych, jak i dobrowolności jego otrzymywania. Należy także pamiętać o sposobie ich przekazywania – najlepiej wykorzystać adres e-mail, który użytkownik podaje podczas zawierania umowy sprzedaży. Dobrze jest wprowadzić podpunkt wspominający o wyrażeniu zgody na takie rozwiązanie przy akceptacji regulaminu.

W przypadku urządzeń fiskalnych musisz pamiętać o obowiązku zafiskalizowania każdej transakcji B2C. Dane trafiają wtedy do Centralnego Repozytorium Kas Ministerstwa Finansów. W praktyce oznacza to, że masz również obowiązek zapewnić kasie stałe i stabilne połączenie z Internetem.

Czy potrzebna jest kasa fiskalna online?

Przedsiębiorcy e-commerce przed wprowadzeniem e-paragonów często zastanawiają się, czy do codziennego prowadzenia sprzedaży potrzebują kasy. Odpowiedź pod pewnym względem jest dość oczywista, bowiem każda transakcja  realizowana między przedsiębiorstwem a klientem musi zostać zarejestrowana. Oznacza to, że masz obowiązek posiadać kasę fiskalną, nawet w przypadku generowania cyfrowych dokumentów. Prawodawca w przypadku branży e-commerce umożliwia generowanie e-paragonów z wykorzystaniem dwóch dostępnych możliwości:

• użycia drukarki fiskalnej online – fizycznego urządzenia, które wymaga ręcznej obsługi lub integracji automatyzującej działania ewidencjonujące każdą transakcję.
• wykorzystania kasy wirtualnej – jest to oprogramowanie pełniące funkcje kasy fiskalnej, jednak działa ona jako program na serwerze lub komputerze ze stałym dostępem do łącza.

Zwróć uwagę, że to właśnie drukarki fiskalne online stają się dogodnym uproszczeniem dla mikroprzedsiębiorców i małych sklepów e-commerce. Rejestrują każdą transakcję w czasie rzeczywistym, przy czym wszystko odbywa się w aplikacji. Nie trzeba inwestować tysięcy złotych w sprzęt, bowiem rozliczenie między usługodawcą a przedsiębiorcą odbywa się w modelu abonamentowym. Należy pamiętać, że tego typu kasa również podlega zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego i obowiązkowej fiskalizacji.

Bardzo ważnym elementem jej prawidłowego działania jest automatyzacja. Program ten musi otrzymywać dane o każdej sprzedaży, a w tym wspierają integratory.

➡️ Jeśli dopiero zaczynasz działalność e-commerce i nie masz pewności, czy potrzebna Ci kasa fiskalna – sprawdź nasz przewodnik.

Integracja systemu sprzedażowego z e-paragonami

Zadaniem tego typu programów jest połączenie systemu sprzedaży z wirtualną kasą generującą e-paragony. Umożliwiają natychmiastowy przepływ danych rejestrowanej transakcji. Na rynku znajdziemy różne oprogramowania umożliwiające wykonanie takiej integracji, a jednym z najpopularniejszych i najbardziej zaawansowanych aplikacji jest Apilo. 

Znajdziesz w nim moduł fakturowania i zadania automatyczne, które stanowią fundament działania systemu. Po jednorazowej konfiguracji połączenia między platformą sklepową, integratorem i kasą fiskalną, proces wystawiania e-paragonu staje się zautomatyzowany. Jak to działa? Jeśli Apilo wykryje zmianę statusu zamówienia na „Opłacone” – automatycznie pobiera wszystkie dane transakcji i przesyła je do zintegrowanej drukarki fiskalnej. Ta natomiast fiskalizuje sprzedaż w CRK i generuje cyfrowy paragon. Apilo z kolei odbiera wygenerowane dane, które automatycznie są dołączane do wiadomości e-mail wysyłanej do kupującego. Zapewnia to sprawne zarządzanie dokumentami i proste utrzymanie porządku w każdym zamówieniu.

Automatyzacja z wykorzystaniem e-paragonów umożliwia Twojemu e-commerce działać zgodnie z prawem. Masz pewność, że każda transakcja z osobą prywatną jest natychmiast fiskalizowana, natomiast rejestry sprzedaży zawsze będą pod ręką na chmurze lub w dysku. Apilo dzięki własnej skalowalności gwarantuje równoległy wzrost. Niezależnie od tego, czy obsługujesz 100 lub 10 tys. zamówień dziennie – system dostosowuje się do potrzeb firmy. Dla klienta to także pełna transparentność, bowiem od razu po zakupie otrzymuje cyfrowy paragon. To buduje zaufanie, a także gwarantuje pozytywne doświadczenie.

E-paragon a bezpieczeństwo i przechowywanie danych

 

Cyfryzacja paragonów wprowadza nowoczesne standardy w każdym e-commerce. Warto jednak pamiętać o kwestii bezpieczeństwa i przechowywania danych osobowych. Zarówno sprzedawcy, jak i kupujący chcą mieć pewność, że ich dane będą chronione. Nic dziwnego, że drukarki fiskalne online, jak i integratory są zaprojektowane z myślą o zachowaniu najwyższych standardów poufności. Jak wygląda bezpieczeństwo e-paragonów w praktyce?

Dane wprowadzone przez klienta podczas zakupu pokonują cyfrową drogę między kilkoma systemami – platformą sklepową, integratorem, drukarką fiskalną online, a także przez serwer e-mail. Cała ta komunikacja jest chroniona protokołami szyfrowania typu TLS, którą stosuje się w m.in. bankowości elektronicznej. Informacje są zamieniane w niemożliwy do odczytania dla osób trzecich kod. Dane wówczas są zaszyfrowane, gwarantując tym samym bezpieczeństwo. 

Przechowywanie e-paragonów jest kolejnym elementem zapewniającym atrakcyjność rozwiązania. Tego typu dokumenty w porównaniu do tradycyjnej formy nie blakną i nie ulegają zniszczeniu. Co ważne, główny ciężar bezpiecznej archiwizacji danych fiskalnych spoczywa na operatorze drukarki fiskalnej. Dostawcy takich systemów zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa, przechowując dane w chmurze z wielokrotnymi kopiami zapasowymi. Dla sprzedawcy oznacza to łatwy dostęp do nich na wypadek kontroli, a ich odnalezienie nie stanowi wyzwania. Wystarczy sam numer zamówienia bądź dane identyfikujące płatnika.

Masz obowiązek zapewnić, że dane osobowe i e-paragon kupujących będą chronione odpowiednim poziomem bezpieczeństwa. W tym celu musisz wybrać usługi zaufanych i sprawdzonych partnerów, z którymi trzeba podpisać stosowne umowy powierzenia przetwarzania informacji. Pamiętaj, że w świetle przepisów RODO to Ty występujesz w roli administratora danych osobowych swoich klientów. Jest to niezbędny element fiskalizacji i dostarczenia dowodu zakupu pod wskazany adres e-mail.

E-paragon a obowiązki podatkowe sprzedawcy

 

Wdrożenie e-paragonów to korzyść zarówno dla sprzedawców, jak i kupujących. Handlujący zyskują ucyfrowiony dowód realizacji transakcji będący w 100% zgodnym z polskim prawem podatkowym. Klient natomiast otrzymuje w pełni czytelny i odporny na zniszczenia fizyczne pokwitowanie. Zwróćmy jednak uwagę na zależności zachodzące na linii e-paragon a VAT.

Pierwszą i najważniejszą zasadą jest jego stuprocentowe honorowanie względem papierowego odpowiednika. Jest pełnoprawnym dokumentem fiskalnym stanowiącym podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Warto wiedzieć, że zasady opodatkowania nie są zmienione – szczegóły tkwią w łatwiejszym ich przestrzeganiu. Co to oznacza w przypadku wdrożenia e-paragonów?

• Każda zrealizowana transakcja na rzecz klienta indywidualnego jest automatycznie fiskalizowana. Wszystkie zamówienia są nabijane na kasę
• Wydawanie dowodu zakupu odbywa się natychmiast – po zaksięgowaniu wpłaty są przesyłane na jego adres mailowy. Nie trzeba drukować papierowego odpowiednika
• Drukarka fiskalna online generuje raporty fiskalne i plik JPK_PARAGON w kilka kliknięć. Nie trzeba przepisywać danych z fizycznych rolek
• Archiwizacja wirtualnych paragonów odbywa się na dysku bądź chmurze. Nie musisz obawiać się o zniszczenie bądź ich wyblaknięcie. W razie kontroli masz natychmiastowy dostęp do nich.

Częstym błędem popełnianym przez sprzedawców jest mylenie pojęć dotyczących dokumentów cyfrowych.  Na pytanie, czy e-paragon zastępuje fakturę odpowiadamy wprost – nie. Wszystko to jest związane z formą rozliczenia wybieraną przez kupującego. Na czym to polega? 

Jeśli chodzi o główne różnice, e-paragon i faktura są stosowane w zależności od typu nabywcy. Tych dzielimy na indywidualnych i biznesowych. Najważniejsze zasady dla obu grup wyglądają następująco:

• W przypadku klienta indywidualnego wystarczy samo zafiskalizowanie sprzedaży i wydanie dowodu zakupu. Cyfrowy paragon spełnia wszystkie wymogi prawne. Jeśli jednak poprosi o fakturę – możemy ją wystawić bez wpisywania NIP-u nabywcy.
• Jeśli chodzi o klienta biznesowego – mamy obowiązek przygotować fakturę, bowiem paragon elektroniczny jest niewystarczającą formą dowodu zakupu. Nie zawiera wszystkich danych niezbędnych do prawidłowego zaksięgowania kosztu VAT.

Należy także pamiętać, że istnieje ważne uproszczenie. Paragon, który zawiera NIP nabywcy, a jego kwota łączna nie przekracza 450 zł brutto, jest na mocy prawa traktowany jak faktura uproszczona. W takiej sytuacji nie musisz wystawiać osobnego dokumentu, a Twój klient biznesowy może na jego podstawie odliczyć VAT.

E-paragon – najczęściej zadawane pytania

 

Co to jest e-paragon i jak różni się od tradycyjnego paragonu?

E-paragon to pełnoprawna cyfrowa wersja tradycyjnego dowodu zakupu. Posiada taką samą moc prawną jak jego analogowy odpowiednik – jest w pełni uznawany przy zwrotach, gwarancjach, reklamacjach i kontrolach urzędów skarbowych. Cyfrowy paragon możesz wydać w formie elektronicznej wyłącznie po wyrażeniu zgody przez klienta. W odróżnieniu od papierowej wersji, jest plikiem zawierającym ustrukturyzowane dane sprzedaży, które są zapisywane na dysku lub w chmurze. Co więcej, może być automatycznie przesyłany do systemów księgowych, a do jego generowania wystarczy wyłącznie drukarka fiskalna online lub wirtualna kasa w formie oprogramowania.

Czy e-paragon jest zgodny z przepisami podatkowymi?

Tak, prawidłowo wystawiony e-paragon jest pełnoprawnym dowodem zakupu uznawanym na równi z papierowym odpowiednikiem. Aby był zgodny, należy spełnić warunki: musi zostać wygenerowany przez zafiskalizowaną drukarkę online, uzyskać zgodę nabywcy na otrzymanie dokumentu w formie elektronicznej w uzgodniony sposób dostarczenia. Musi także zawierać dokładnie takie same informacje, które można znaleźć w paragonie papierowym. 

Jakie są korzyści dla klienta z otrzymywania e-paragonów?

Wśród zalet związanych z otrzymywaniem elektronicznych paragonów przez klientów należy wymienić z pewnością łatwiejsze przechowywanie. Dowód zakupu jest trwały i zawsze czytelny, bowiem nigdy nie wyblaknie ani nie ulegnie mechanicznemu zniszczeniu. Użytkownik może go posiadać na dysku, w skrzynce e-mail bądź w dedykowanej aplikacji, mając do niego dostęp w każdej chwili. Wybór e-paragonu to także dbanie o środowisko, bowiem jest on dla niego neutralny – przy jego tworzeniu nie używa się papieru i substancji uniemożliwiających jego recykling. Warto zwrócić uwagę na to, że wiele aplikacji do e-paragonów automatycznie kategoryzować wydatki, tworząc czytelne statystyki ułatwiające planowanie finansów.

Czy do wystawiania e-paragonów potrzebna jest kasa fiskalna online?

Tak – polskie przepisy wskazują jasno, że drukarka fiskalna online jest niezbędna do wydawania e-paragonów. Musisz także pamiętać o zapewnieniu połączenia tego urządzenia z Internetem i Centralnym Repozytorium Kas. Należy także uzyskać zgodę klienta na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej, jak i wybrany przez niego sposób dostarczenia dokumentu w formie cyfrowej. 

Jak wdrożyć e-paragon w sklepie internetowym?

Przed wdrożeniem jakiegokolwiek rozwiązania zaktualizuj regulamin sklepu. Umieść w nim zapisy o możliwości wystawienia e-paragonów i wyrażeniu zgody na ich otrzymanie. Pierwszym krokiem jest wybór konkretnego dostawcy drukarki fiskalnej online. Należy ją zarejestrować w Urzędzie Skarbowym i przeprowadzić proces fiskalizacji.

Kolejnym etapem jest wybór rozwiązania do podłączenia sklepu internetowego z nią. W tym celu świetnie sprawdzi się integracja Apilo z eParagonami, która realizowana jest w ramach systemu wFirma. Usprawnia to proces wystawiania paragonów i łączy wszystko w jedną całość. Połączenie tych rozwiązań w jednym centrum dowodzenia to duży krok w stronę zwiększenia wygody prowadzenia e-commerce.