Systemy WMS – nowe integracje już dostępne. Zobacz szczegóły!

Zadania automatyczne w praktyce – jak ułatwić i przyspieszyć proces realizacji zamówień

Zapewne i Ty podobnie jak wielu innych sprzedawców w obliczu rosnących cen usług i zbliżającego się gorącego sezonu w e-commerce konkretnie zastanawiasz się nad tym, co jeszcze możesz zrobić, aby usprawnić proces realizacji zamówień. 

Pojawiają się dylematy, czy asystent pakowania w istocie jest koniecznością w codziennej realizacji zamówień, czy może nieco mniej rozbudowane zadania automatyczne są godną uwagi alternatywą – wystarczająco funkcjonalną, a równocześnie niosącą pożądane oszczędności. Tak samo jak każdy sprzedawca ma swój własny system obsługi zamówień – tak i tutaj nie ma jednej odpowiedzi. To co jest pewne to fakt, że Apilo jest systemem który oferuje szereg rozwiązań, dzięki którym wprowadzisz do swojego biznesu oszczędność czasu i pieniędzy. Poznaj lepiej automatyzację oferowaną w naszym narzędziu – moduł, który już teraz ułatwi Ci obsługę zamówień i równocześnie ten, na którego rozwój kładziemy absolutny priorytet, o czym będziemy informować w kolejnych aktualizacjach.

Automatyzacja w Apilo – dlaczego warto?

Automatyzacja w Apilo to nic innego jak gotowy sposób na przyspieszenie procesu obsługi klienta. Dostajesz do dyspozycji moduł pozwalający na wykonanie akcji, które będą odpowiedzią na zmiany wcześniej określone i skonfigurowane w Apilo, dostosowując je do swojego stylu realizacji zamówień – w tym przygotowania zamówień do wysyłki.

To Ty ustalasz interesujące Cię  zadania automatyczne, dzięki czemu możesz bez problemu dopasować działanie systemu do swoich własnych wymagań. 

Już po krótkiej konfiguracji przekonasz się, że nawet długie i skomplikowane procesy, które do tej pory przedłużały realizację zamówień, mogą być teraz zredukowane nawet do  pojedynczego kliknięcia.

Obsługuj zamówienia szybciej!

Posługując się modułem zadań automatycznych w Apilo, można ustalić różne warunki, które z kolei powodują wykonanie przypisanych akcji. Użytkownicy mogą korzystać ze zdarzeń, które uruchamiają akcję oraz określać wspomniane warunki – i to w dowolnej ilości.

Przykładowe zadania automatyczne usprawniające obsługę zamówień dostępne w Apilo:

  • Automatyczna zmiana statusu dla zamówień opłaconych
  • Autoresponder wiadomości i dyskusji Allegro
  • Automatyczne zwroty płatności oraz prowizji dla zamówień anulowanych
  • Automatyczna zmiana statusu dla zamówień opłaconych w późniejszym terminie
  • Automatyczna zmiana statusu dla zamówień pobraniowych
  • Wygenerowanie FV, wysyłka maila do kupującego

Jak szybciej realizować zamówienia w Apilo?

Z pomocą zaawansowanego modułu automatyzacji dostępnego w Apilo oraz wspierając swoje działania skanerem kodów kreskowych jesteś w stanie zrealizować wielokrotnie więcej zamówień w tym samym czasie. Korzyści z tego wynikające są rozliczne – od obniżenia kosztów obsługi, przez oszczędność czasu i zasobów, aż po zadowolenie klientów.

3 kroki do szybszej realizacji zamówień

1. Pobranie zamówienia → automatyczna zmiana statusu na w realizacji dla zamówień opłaconych

2. Sortowanie zamówień na podstawie formy dostawy oraz zbieranie produktów

  • Wyświetlenie zamówień w zależności od metody dostawy
  • Generowanie listy produktów do odłożenia
  • Przekazanie listy na magazyn
  • Generowanie listy wysyłkowej / wydruku szczegółowego
  • Zmiana statusu zamówień na “Do wysłania

3. Generowanie etykiety za pomocą skanera kodów kreskowych, generowanie FV zmiana statusu

  • Osoba pakująca przygotowuje towary do wysyłki
  • Skanuje kod kreskowy zamówienia z listy wysyłkowej/szczegółowej w zakładce „Do wysłania”
  • Otwiera się formularz generowania etykiety –  na podstawie spakowanej przesyłki wybieramy odpowiedni rozmiar/gabaryt
  • Zapisujemy formularz

– Automatycznie zmieniany jest status zamówienia

– Automatyczne wygenerowanie FV

– Wysyłka maila do klienta z dokumentem sprzedaży oraz trackingiem

  • Drukujemy etykietę

Zaawansowany moduł zadań automatycznych w Apilo – jak pomoże Ci w codziennej pracy?

Od wygodnego zarządzania zamówieniami po automatyzację wysyłki odpowiedzi do klientów – zaawansowany moduł zadań automatycznych w Apilo to Twoje wsparcie w codziennych wyzwaniach związanych z realizacją zamówień. Zapoznaj się z poniższą listą wybranych funkcji i wykorzystaj je w codziennej pracy swojego zespołu. Każde kolejne zadanie, które zautomatyzujesz w naszym narzędziu – pozwoli Ci zaoszczędzić cenne minuty i zwiększyć zadowolenie klientów. Taką pomoc docenią również Twoi pracownicy, podnosząc proces obsługi zamówień na wyższy poziom wygody.

Jak wykorzystać moduł zadań automatycznych podczas realizacji zamówień – czyli co możesz ustawić w Apilo?

1. Jeśli do zamówienia w Apilo zostanie wygenerowana etykieta – oznacz zamówienie w platformie sprzedaży jako wysłane i wgraj tracking.

2. Jeśli zamówienie opłacone lub za pobraniem, przenieś do oddzielnej zakładki. Dzięki temu system automatycznie rozdzieli zamówienia nieopłacone, od opłaconych (tj. tych przeznaczonych do realizacji)

3. Jeśli klient chce fakturę, system oznacza zamówienie oddzielnym indywidualnym statusem lub tagiem, aby obsługa sklepu nie przegapiła tej istotnej informacji.

4. Jeśli klient chce fakturę, wystaw fakturę automatycznie poprzez:

  • wbudowany w Apilo moduł fakturowania
  • w zewnętrznym programie magazynowo-księgowym (zobacz dostępne integracje). Ważne! Tutaj można dodać dodatkowy warunek np. jeśli zamówienie zostało wysłane lub trafiło na określony status.

5. Jeśli klient nie chce faktury, wygeneruj paragon:

  • na drukarce fiskalnej podłączonej bezpośrednio do Apilo
  • w zewnętrznym programie mag-ks podłączonym do Apilo.
  • Można dodać dodatkowy warunek np. jeśli zamówienie zostało wysłane lub trafiło na określony status.

6. Jeśli w systemie wystawiona faktura (ręcznie/automatycznie), wysłanie faktury do kupującego w mailu. W przypadku Allegro i Amazon, faktura dołączana jest do zamówienia w panelu platformy sprzedaży.

7. Jeśli zamówienie z platformy sprzedaży x – dodaj TAG z nazwa pracownika, który ma zająć się tym zamówieniem.

8. Jeśli kraj zamówienia inny niż Polska, wystaw dokument sprzedaży z VAT zgodnym z krajem kupującego.

9. Jeśli klient nie opłacił zamówienia przez określoną ilość dni, wyślij mail z przypomnieniem o oczekiwaniu na płatność.

10. Jeśli klient nie opłacił zamówienia przez określoną ilość dni, zawnioskuj do Allegro o zwrot prowizji, przenieś zamówienia na oddzielny status i zwróć ilość na magazyn.

11. Jeśli klient anulował zamówienie, zawnioskuj do Allegro o zwrot prowizji i zwróć płatność.

12. Jeśli zamówienie wysłane i minęła określona ilość dni, wyślij mail z prośbą o komentarz/opinie.

13. Autoresponder Allegro jeśli kupujący Allegro wysłał wiadomość lub założył dyskusje – odpowiedz automatycznie.

Zobacz poradnik

Zostaw powtarzalne zadania Apilo – skup się na rozwoju swojego biznesu i ciesz się oszczędnościami wynikającymi z automatyzacji procesów.

Zadania automatyczne w Apilo – dynamiczny rozwój modułu

Słuchając potrzeb sprzedawców intensywnie pracujemy nad rozbudową modułu zadań automatycznych. Zachęcamy do zapoznania się z poniższą listą funkcji automatyzacji, które planujemy wprowadzić do systemu w najbliższym czasie:

Rozbudowa funkcji magazynu

  • Wyszukiwanie zamówień na podstawie kodu etykiety funkcja, dzięki której system automatycznie otworzy zamówienie po zeskanowaniu. Uwzględnia również możliwość oznaczenia/ zmiany statusów.
  • Automatyczne generowanie etykiet funkcja ogromnie wspierająca proces obsługi zamówień – w znaczący sposób ułatwia pracę i przyspiesza wysyłkę towaru, co przekłada się na zadowolenie klienta i uwolnienie zasobów.
  • Opcje zbiorcze (na liście zamówienia „do wysłania” / generowanie etykiet)- wygodny wybór rozmiaru / i inne opcje zbiorcze oszczędzające czas przy przygotowaniu zamówień.
  • Automatyzacja przypisywania gabarytów produktów – koniec z marnowaniem czasu na ręczne wybieranie właściwej wielkości przesyłek.
  • Rozbudowa modułu skanera kodów kreskowych – w tym skanowanie „Indywidualnego kodu” , czyli wykonanie akcji w systemie dla Twojej wygody i dopasowania do potrzeb realizacji zamówień.
  • Własne zakładki / „Bookmarks” –  przydatna opcja predefiniowanych filtrów pozwalająca na tworzenie własnych grup statusów zamówień oraz korzystanie w systemie z szybkich skrótów dla dodatkowej oszczędności czasu.

Pracujemy również nad rozbudową zadań automatycznych dla działań takich jak nawigacja w widoku zamówienia – przejście (następne / poprzednie) bez konieczności powrotu na wspólną listę.

Oczywiście lista powyższa nie jest pełna i cały czas monitorujemy rynek, rozmawiamy z obecnymi i przyszłymi użytkownikami systemu – analizując rozwój modułu po kątem kolejnych automatyzacji.

Dlatego warto już teraz mieć swoje Apilo i korzystać z aktualnych zadań automatycznych, równocześnie będąc na bieżąco z nowościami, które się pojawią. Przypominamy, że na przetestowanie systemu masz aż 21 dni – więc już teraz możesz za darmo i bez zbędnych zobowiązań sprzedawać wygodniej i szybciej realizować zamówienia z pomocą Apilo.

Załóż darmowe konto