Prowadzisz sprzedaż online? Sprawdź, jak obsłużyć Krajowy System e-Faktur!

Postępująca cyfryzacja ma kluczowy wpływ na tryb pracy każdego przedsiębiorcy, a szczególnie w przypadku branż, które od zawsze były ściśle związane z Internetem. Wydajny i zorganizowany przepływ dokumentów jest dla e-commerce niezwykle ważne, dlatego oczywistym wydaje się konieczność dobrego zaznajomienia z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur.

Czym jest KSeF? Jak sama nazwa wskazuje jest to program, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać, a także otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane, wprowadzony w życie na skalę ogólnokrajową przez Ministerstwo Finansów. Innymi słowy, jest to system komputerowy, pozwalający na tworzenie oraz udostępniane faktur, dzięki czemu dokumenty w obrocie gospodarczym kierowane są do jednego, centralnego punktu. Łączy on w sobie systemy księgowości oraz fakturowania, oferując przy tym różne, dodatkowe funkcje, jak zarządzanie uprawnieniami czy odbieranie faktur przy pomocy systemów księgowych po ich przejściu przez KSeF.

Jakie korzyści płyną ze stosowania KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur?

To naturalne, że przedsiębiorca patrzy na każde narzędzie przez pryzmat jego użyteczności. Od stycznia 2022 roku korzystanie KSeF jest dobrowolne, jednak już 1 lipca 2024 zmienia jego status na obowiązkowy dla czynnych podatników VAT, a z kolei początek roku 2025 oznacza jego obowiązkowość także dla nievatowców. Warto już teraz obeznać się z programem, aby prawidłowo wdrożyć go do własnej działalności.

W celu zachęcenia przedsiębiorców do korzystania z KSeF, rząd oferuje konkretne bonusy:

  • krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku, z 60 do 40 dni;
  • brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
  • przejęcie przez system obowiązku przechowywania oraz archiwizacji faktur;
  • możliwość pobrania faktur kosztowych z KSeF bez posiadania dokumentu w formie papierowej;
  • bezpieczeństwo interpretacyjne, wynikające z jednolitego formatu faktur elektronicznych;
  • oszczędność czasu wynikające z większej automatyzacji procesów fakturowania i księgowania.

Szybszy i prostszy proces kontroli VAT, a także uszczelnienie tego podatku, jakie naturalnie wiąże się z przeniesieniem go na grunt elektroniczny, prowadzi do zwiększenia dochodu budżetu państwa. Z tego powodu w najbliższych latach można oczekiwać stopniowego wygaszania papierowych dokumentów, które jeszcze pozostają w obrocie.

Na jakiej zasadzie działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe, korzystając ze standardowego formatu XML. Po sprawdzeniu, czy schemat XML dokumentu jest właściwy, system nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru, a odbiorca uzyskuje do niej dostęp, gdy uwierzytelni się w KSeF bądź (jeśli preferuje dostęp anonimowy) poda odpowiednie, określone przez fakturę dane.

Porównanie KSeF z istniejącym PEF – jakie są kluczowe różnice?

Przedsiębiorcy mogą zastanawiać się, jaki los czeka istniejącą Platformę Elektronicznego Fakturowania (w skrócie PEF), która jest prowadzona przez Ministerstwo Finansów już od pewnego czasu. Warto jednak zaznaczyć, że chociaż zarówno PEF, jak i KSeF są związane z wystawianiem, przesyłaniem i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych, to rozwiązania te mają fundamentalne różnice.

W porównaniu do PEF, KSeF rozszerzony jest o wiele dodatkowych funkcji, wliczając w to:

  • funkcję przechowywania faktur;
  • oznaczanie faktur numerem identyfikującym przydzielanym przez system;
  • weryfikowanie zgodności z określonym wzorem faktury;
  • możliwość analizy i kontroli danych z faktur,
  • wysyłkę komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia lub braku możliwości wystawienia dokumentu.

Warto przy okazji wspomnieć także o systemach OCR, które mają za zadanie odczytywać dane faktury z obrazy. Ich głównym problemem jest konieczność dodatkowego sprawdzenia zeskanowanych informacji, ponieważ zawsze istnieje ryzyko, że te będą błędne. Przedsiębiorcy i księgowi chętnie korzystają jednak z OCR, aby przyspieszyć swoją pracę. KSeF poprawia działanie OCR poprzez ustandaryzowanie formatu faktury, co znacznie ogranicza ryzyko błędów i ujednolica wprowadzane do systemu dane.