Księgowość online to coraz popularniejszy sposób wśród wielu przedsiębiorców na wygodne prowadzenie rozliczeń swojej firmy z urzędem skarbowym i ZUS. Narzędzia online ułatwiają codzienną pracę, pozwalają zaoszczędzić pieniądze oraz ułatwiają procesy księgowania, wyliczania podatków i składek.

Czym jest księgowość online? W przypadku jakiej działalności się sprawdzi? Jak wybrać system do księgowości dopasowany do potrzeb Twojej firmy? O tym wszystkim dowiesz się z artykułu!

Księgowość online – co to jest?

Księgowość online to chmurowy system, dzięki któremu przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy. Pozwala na prowadzenie rozliczeń, bez konieczności korzystania z usług biura rachunkowego. Dzięki temu przedsiębiorca oszczędza czas i pieniądze.

Księgowość online umożliwia przedsiębiorcom prowadzenie swojej księgowości w sposób bardziej efektywny, bezpieczny i dostępny z dowolnego miejsca na świecie, o dowolnej porze, tak więc daje przedsiębiorcy pełną mobilność. Dokumenty księgowe i dane przechowywane są w chmurze, co ułatwia zarządzanie nimi i zwiększa ich bezpieczeństwo, a także umożliwia stały dostęp z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ pozwala przedsiębiorcy na bieżąco kontrolować faktury, podatki i składki ZUS.

Przewaga systemów online nad instalowanymi to także automatyzacja i elektronizacja księgowości, co stanowi znaczne udogodnienie w procesie rozliczeń podatkowych, ponieważ minimalizuje możliwość popełniania błędów, często wynikających z niepełnej wiedzy przedsiębiorcy w tematyce prawa księgowego i podatkowego, a także częstej zmiany przepisów w tym aspekcie.

Jakie oprogramowanie wybrać dla swojego biznesu?

Wybierając oprogramowanie do prowadzenia księgowości online, warto zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów. Pierwszym krokiem jest określenie swoich potrzeb i oczekiwań wobec programu. W tym celu należy zwrócić uwagę na m.in.na takie kwestie jak:

• forma opodatkowania działalności i rodzaj ewidencji,
• liczba dokumentów do przetworzenia,
• kwota, jaką chcemy przeznaczyć na oprogramowanie,
• automatyzacja procesów księgowych i rozliczeniowych,
• możliwość wykupu dodatkowych narzędzi i rozwiązań, np. magazynu,
• możliwość integracji z innymi systemami,
• łatwe generowanie i wysyłka plików JPK czy deklaracji bezpośrednio z systemu księgowego,
• dostępność wsparcia technicznego i merytorycznego,
• szybkość wprowadzania aktualizacji systemu i dostosowanie systemu do aktualnie obowiązującego prawa,
• darmowy okres testowy do zapoznania się z programem.

Określając powyższe uwarunkowania, nie wolno jednak zapomnieć, że prowadząc własną działalność, nigdy nie można być pewnym jakie zmiany nadchodzą oraz czy w najbliższym czasie przedsiębiorca nie postanowi dokonać, np. zmiany formy opodatkowania czy zatrudnienia pierwszego pracownika. Tak więc wybierany system do księgowości online powinien być również elastyczny i dostosowany, nie tylko do aktualnych potrzeb rozliczeniowych, ale i pozwalać na ewentualne zmiany i poszerzenia, bez konieczności zmiany systemu czy wykupu dodatkowego programu. 

wFirma, czyli system księgowy dostosowany do Twoich potrzeb

Jednym z przykładów systemów księgowych online, który dzięki kompleksowym narzędziom i funkcjonalnościom, dostosowany jest do potrzeb prawie każdego przedsiębiorcy, niezależnie od charakterystyki działalności, ilości przetwarzanych dokumentów czy występujących zdarzeń podatkowych – jest system wFirma.pl

Księgowości online wFirma umożliwia:

• Wystawienie faktur w 9 językach, wykorzystując 8 różnych szablonów oraz dodanie własnego logo.
• Integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, który według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, od 2024 roku będzie obligatoryjny dla przedsiębiorców.
• Automatyczne księgowanie wydatków w wersji roboczej, wymagającej jedynie akceptacji na podstawie wprowadzonych faktur do OCR.
• Rozliczanie pojazdów automatycznie według obowiązujących limitów.
• Prowadzenie ewidencji środków trwałych – majątek trwały prowadza się tylko raz, a system samodzielnie dokonuje co miesiąc odpisów amortyzacyjnych.
• Dzięki integracji z platformą Ministerstwa Finansów i ZUS, przedsiębiorca może wysłać deklarację elektroniczną oraz pliki JPK bezpośrednio z systemu, również bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego, aby dokonać autoryzacji dokumentów.
• Rozliczanie transakcji międzynarodowych, z automatycznym wyliczeniem różnic kursowych przy płatnościach walutowych.
• Ponadto, system może być zintegrowany z wieloma dostępnymi na rynku drukarkami fiskalnymi, dzięki czemu przedsiębiorca może zarządzać całym procesem sprzedaży z jednego miejsca. 
• Integrację z własnym rachunkiem bankowym i pobierane na bieżąco historii transakcji, aby pilnować statusów rozliczeń swoich faktur.
• Możliwość wykupienia dodatkowych pakietów, np. Program magazynowy czy Kadry, Płace i Ubezpieczenia ZUS, a także skorzystanie z licznych integracji, np. z sprzedażą wielokanałową Apilo.
• System przechowuje dokumenty w chmurze z kopią całej bazy równolegle w dwóch różnych serwerowniach umieszczonych na terenie UE.

Integracja wFirma z Apilo umożliwia także spięcie systemu księgowego z platformami e-commerce, pozwalając przedsiębiorcy na kontrolę i wygodne zarządzanie sprzedażą wielokanałową z dowolnego miejsca i urządzenia.

Sprzedaż i księgowość mogą iść w parze

W prowadzeniu biznesu ważne jest, aby sprzedaż i księgowość działały w sposób zintegrowany. Dzięki temu możliwe jest wypełnienie obowiązków podatkowych oraz szybsza i wygodniejsza obsługa sprzedaży za pośrednictwem wielu marketplace’ów. Przy wyborze oprogramowania do księgowości online warto więc zwrócić uwagę na jego możliwości integracji z innymi systemami, w tym również tymi do zarządzania sprzedażą wielokanałową.

Takim rozwiązaniem jest np. Integracja wFirma z Apilo, która pozwala na sprawne zarządzanie sprzedażą wielokanałową oraz generowanie faktur, raportów finansowych oraz bieżące śledzenie transakcji. Podsumowując, sprzedaż i księgowość to dwie dziedziny, które powinny być ściśle zintegrowane, aby firma osiągnęła sukces w biznesie.

Co więcej dla klientów Apilo, którzy wcześniej nie rejestrowali konta w systemie wFirma, mamy specjalną promocję – Księgowość Online od wFirma na 3 miesiące za darmo z kodem: APILO! Skorzystaj już teraz!

Dołącz do wFirmy