Kiedy i jak stosować procedurę VAT OSS?

VAT OSS to uproszczona procedura umożliwiająca firmom e-commerce rozliczanie i opłacanie podatku VAT w krajowym urzędzie skarbowym od sprzedaży do klientów indywidualnych w ramach transakcji B2C na terenie UE. Dzięki niej unikasz obowiązku kosztownej i czasochłonnej rejestracji w każdym państwie członkowskim, do którego wysyłasz swoje towary. Skorzystanie z tej opcji jest całkowicie dobrowolne, jednak zaleca się wykorzystanie procedury po przekroczeniu progu 10 tysięcy euro ze względu na ułatwione rozliczanie należności w jednym miejscu, zamiast w każdym kraju, w którym handlujesz asortymentem.

1. VAT OSS – co to i jaki jest cel jego działania?
2. Kto może skorzystać z VAT OSS?
3. Jakie są zasady VAT OSS?
4. Korzyści wynikające z VAT OSS
5. Obowiązki wynikające z VAT OSS
6. Jak zarejestrować się do VAT OSS?
7. VAT OSS – najczęściej zadawane pytania

VAT OSS – co to i jaki jest cel jego działania?

Prowadzisz e-commerce do klientów z różnych krajów Unii Europejskiej? Z pewnością wiesz, jak dużym wyzwaniem były dotychczasowe przepisy podatkowe. W celu ich uproszczenia wprowadzono procedurę VAT OSS. Co to jest i o czym musisz pamiętać? To sposób rozliczania należności podatkowej związanej ze sprzedażą w ramach transakcji B2C. Zastąpił wcześniej obowiązujący VAT MOSS 1 lipca 2021 roku – w głównej mierze rozszerzono go o wewnątrzwspólnotowy handel towarami na odległość (WSTO), a także o wszystkie usługi business to client, które są świadczone na rzecz konsumentów mieszkających w pozostałych państwach UE. 

System VAT OSS ma na celu uproszczenie obowiązków podatkowych dla przedsiębiorców handlujących towarami i świadczeniami konsumentom w granicach Unii Europejskiej. Rozliczasz się w konkretnym urzędzie skarbowym ze wszystkich transakcji przeprowadzonych na terenie wspólnoty. Procedura ta:

• ułatwia handel transgraniczny – eliminuje bariery administracyjne związane z rejestracją i składaniem deklaracji podatkowych w wielu różnych krajach
• redukuje koszty administracyjne – VAT OSS e-commerce oznacza ograniczenie wydatków związanych z księgowością i doradztwem podatkowym w państwach członkowskich, do których prowadzona jest sprzedaż
• zapewnia równe warunki konkurencji – system gwarantuje, że podatek jest płacony w kraju, w którym faktycznie dochodzi do transakcji. Wyrównuje to szanse między lokalnymi merchantami, a tymi prowadzącymi e-handel w strategii cross-border
• zwiększa skuteczność ściągania podatków przez Urząd Skarbowy – uproszczenie rozliczeń ułatwia urzędnikom kontrolę i pobór należnego podatku VAT

Wszystkie dokumenty i deklaracje składasz w polskim urzędzie skarbowym w rodzimym języku. Co więcej – wszystkie najważniejsze punkty zawarte są w jednym dokumencie. Nie musisz tym samym rejestrować się do każdego kraju z osobna, nawet po przekroczeniu limitu sprzedaży zagranicznej.

Kto może skorzystać z VAT OSS?

 

Procedura VAT OSS jest przeznaczona dla każdego przedsiębiorcy, który oferuje usługi i/lub produkty osobom prywatnym zamieszkałym w Unii Europejskiej. Możesz z niej skorzystać zarówno w sytuacji bycia czynnym podatnikiem, jak i w przypadku zwolnienia z niego z racji np. limitu sprzedaży w Polsce. Należy pamiętać, że uczestnictwo w procedurze One Stop Shop VAT jest całkowicie dobrowolne.

Zwróć uwagę na to, że wykorzystanie tego typu rozliczeń podatków jest atrakcyjną opcją dla przedsiębiorców, którzy:

• przekraczają limit sprzedaży – jest to najczęstszy powód dołączania do OSS
• świadczą usługi w krajach, gdzie nie posiadają siedziby
• prowadzą wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość w ramach WSTO

Rozliczanie VAT w trybie OSS jest dostępne wyłącznie dla sklepów online przeprowadzających transakcje B2C. Jeśli prowadzisz handel między przedsiębiorstwami w ramach B2B – reguły te nie będą mieć zastosowania.

Jakie są zasady VAT OSS?

VAT OSS umożliwia uproszczenie uiszczenia podatku dla przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą produktów i usług online. Zwróć jednak uwagę, że procedura ta posiada kilka ważnych punktów, których musisz przestrzegać. Wśród najważniejszych zasad znajdziesz między innymi:

• Dobrowolność – obowiązek VAT OSS nie występuje. Każdy przedsiębiorca może dołączyć do uregulowania według własnej woli. Należy jednak pamiętać, że decyzja ta wiąże się z koniecznością uwzględnienia wszystkich transakcji objętych procedurą OSS zachodzących w obrębie UE. Nie możesz wybrać, do którego regionu zastosujesz tę opcję.
• Zakres stosowania – jak działa VAT OSS? Możesz wykorzystać sposób rozliczeń w sprzedaży towarów na odległość z jednego państwa UE do konsumentów znajdujących się na terenie wspólnoty, a także przy świadczeniu usług na rzecz konsumentów, gdzie przedsiębiorca nie ma siedziby, czy poprzez dostawy krajowe z wykorzystaniem platform ułatwiających dostawy
• Limit sprzedaży – od kiedy stosować VAT OSS? Maksymalny obrót, jaki możesz osiągnąć w handlu e-commerce wynosi 10 tysięcy euro netto rocznie. Dopóki go nie osiągniesz, możesz stosować stawkę VAT ze swojego kraju. W przypadku przekroczenia tej sumy powstaje obowiązek opłacenia podatku w każdym państwie UE, w którym handlujesz. Pojawiają się dwie możliwości: rejestracja w każdym z nich, do którego oferowany jest produkt lub skorzystanie z VAT OSS. Dla sklepów internetowych korzystniejsza jest z pewnością druga opcja.
• Okres rozliczeń, który wynosi 3 miesiące – przedsiębiorca ma obowiązek wykonania deklaracji kwartalnej do urzędu skarbowego, bez względu na poziom sprzedaży. Należy wykazać każdorazowo kraj, do którego wysłano produkt przy obliczaniu odpowiedniej stawki VAT. Opłaty uiszcza się w walucie euro po kursie z ostatniego dnia okresu rozliczeniowego ustalonym przez Europejski Bank Centralny
• Krajowe transakcje odlicza się na zwykłych zasadach w deklaracji podatkowej VAT-7/VAT-7K/VAT-M. W ramach systemu VAT OSS nie liczy się podatku naliczonego w państwie pochodzenia firmy. 
• Zagraniczne transakcje w przypadku ponoszenia kosztów związanych ze sprzedażą w innym kraju UE, od których zapłacił tamtejszy podatek, to może go odzyskać poprzez procedurę VAT Refund lub, jeśli ma tam rejestrację, przez lokalną deklarację.

Korzyści wynikające z VAT OSS

 

Dla sprzedawców e-commerce zalety VAT OSS dotyczą znaczącej redukcji działań związanych z dokumentacją i szeroko pojętą papierologią. Co należy przez to rozumieć? Wszystkie działania można oprzeć o liczbę jeden:

• JEDNA rejestracja VAT – nie musisz rejestrować się do każdego sprzedawanego regionu UE w celu rozliczeń podatkowych – wystarczy jedynie to zrobić we własnym kraju
• JEDNA deklaracja VAT – cała sprzedaż objęta jest w jednej, kwartalnej deklaracji podatkowej. 
• JEDNA płatność VAT – cały podatek płacisz jedną zbiorczą płatnością. Urząd rozdziela je do odpowiednich państw członkowskich

Wielką korzyścią dla przedsiębiorców realizujących zamówienia z wykorzystaniem procedury VAT OSS jest także łatwiejsza ekspansja na terenie UE w ramach strategii cross-border. Zmniejsza się bariera wejścia na dany rynek. Możesz tym samym kierować własnym biznesem w Unii Europejskiej bez martwienia się o komplikacje związane z wymogami podatkowymi. Oczywiście, musisz wiedzieć o nakładanych stawkach w państwie docelowym, jednak dzięki VAT OSS nie trzeba przechodzić przez działania rejestracyjne w kraju sprzedaży.

Pamiętaj też o tym, że mniej działań związanych z administracją to mniejszy koszt i oszczędność czasu. Możesz tym samym działać nad ważniejszymi zadaniami w Twoim e-commerce. Co ważne, z Apilo obsłużysz procedurę VAT OSS, z którym zyskasz przejrzystość i przewidywalność kosztów podatku, zaoszczędzisz czas na wypełnienie deklaracji, a także uprościsz ekspansję na unijny rynek.

Sprawdź moduł VAT OSS

Obowiązki wynikające z VAT OSS

Głównym obowiązkiem każdego podatnika zarejestrowanego w VAT OSS jest skrupulatne ewidencjonowanie każdej transakcji objętych tą procedurą. Jesteś zobowiązany do przechowywania jej przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji. Zwróć szczególną uwagę na dwie kwestie:

• zeznania podatkowe – masz obowiązek składania deklaracji raz na kwartał, a w przypadku braku sprzedaży międzynarodowej – musisz wypełnić formularz zerowy
• rozliczeń – wykazywane kwoty podajemy w walucie euro po kursie wymiany ustalonym w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego przez Europejski Bank Centralny

Warto pamiętać, że limit transakcji transgranicznych w granicach UE wynosi 10 tysięcy euro. Po jego przekroczeniu będziesz zobowiązany do opłacenia podatku w każdym kraju, w którym realizujesz zamówienia bądź usługi. Dołączenie do procedury upraszcza kwestie uiszczania należności do jednej deklaracji składanej w Urzędzie Skarbowym. Pamiętaj, że po zarejestrowaniu się w VAT OSS masz obowiązek rozliczać wszystkie transakcje realizowane we wspólnocie Unii Europejskiej. 

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

 

Procedura rejestracji VAT OSS odbywa się na terenie państwa identyfikacji – w przypadku sprzedawcy e-commerce z Polski – będziesz współpracować z Naczelnikiem Drugiego Urzędu Skarbowego w Warszawie-Śródmieście.

Jeśli chcesz skorzystać z rozliczeń VAT OSS, należy dokonać zgłoszenie z wykorzystaniem formularza VIU-R. Dokument znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów. Wypełnisz go z wykorzystaniem systemu e-US. Pamiętaj, że formularz należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub wykorzystać Profil Zaufany. Możesz ewentualnie skorzystać z pomocy pełnomocnika w ramach złożenia formularzy UPL  i PPS-1. Pierwszy z nich składasz bez opłat we właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania Urzędzie Skarbowym, natomiast drugi trafia do US w Warszawie-Śródmieście z odpowiednią kwotą.

Rejestracja do VAT OSS staje się skuteczna już pierwszego dnia następującego kwartału kalendarzowego. Warunkiem jest złożenie wniosku VIU-R w poprzednim kwartale. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który nie zgłosił się do procedury, lecz rozpoczynającym wysyłkę do klientów z innych krajów UE – możesz dokonać rejestracji do 10. dnia miesiąca następującego po obecnym w ramach trybu specjalnego. Jest to możliwe, gdy przedsiębiorca rozpoczyna działalność objętą VAT OSS w trakcie kwartału. Pamiętaj, że opcję tą należy uzgodnić z Urzędem Skarbowym Warszawa-Śródmieście. Wtedy procedura obowiązuje od dnia pierwszej transakcji. W razie jakichkolwiek pytań możesz także skorzystać z pomocy doradców podatkowych.

Niniejszy artykuł nie jest poradą prawną – służy on wyłącznie celom edukacyjnym. Przed podjęciem decyzji związanych z VAT OSS i związanymi z nim rozwiązaniami, skonsultuj się ze swoim doradcą podatkowym.

VAT OSS – najczęściej zadawane pytania

 

Co to jest procedura VAT OSS i do kogo jest skierowana?

VAT OSS to uproszczony system umożliwiający rozliczenie podatku VAT od całej sprzedaży do klientów indywidualnych znajdujących się na terytorium Unii Europejskiej. Uiszczanie należności odbywa się we własnym kraju, dzięki czemu nie trzeba przeprowadzać każdorazowo obowiązkowej rejestracji w każdym państwie członkowskim, do którego wysyłasz zamówione towary. Procedura ta dostępna jest wyłącznie dla handlujących w formie B2C. Jest ona przydatna  w przypadku przekroczenia progu 10 tysięcy euro łącznej rocznej sprzedaży na terenie wspólnoty UE.

Jakie są główne zalety i wady korzystania z procedury OSS w e-commerce?

Rejestracja do procedury VAT OSS w e-commerce upraszcza księgowość do jednej rejestracji podatkowej we własnym urzędzie skarbowym. Wystarczy składać kwartalną deklarację i opłacać należność jedną, zbiorczą płatnością. Przekłada się to bezpośrednio na gigantyczną oszczędność czasu i pieniędzy. Należy jednak pamiętać, że w deklaracji VAT OSS nie można odliczać podatku naliczonego od zakupów – robi się to standardowo w krajowym pliku JPK_V7. Co więcej, decydując się na ten system, musisz w nim rozliczać całą sprzedaż B2C do wszystkich państw wspólnoty Unii Europejskiej bez wyjątku. System upraszcza raportowanie, ale nie zwalnia Cię z obowiązku znajomości i stosowania prawidłowych stawek VAT w kraju klienta.

Jaki jest próg sprzedaży, od którego trzeba stosować VAT OSS?

Próg sprzedaży zobowiązujący do rozliczania VAT w kraju klienta lub skorzystania z procedury OSS wynosi 10 tysięcy euro netto. Limit ten obejmuje łączną sumę obrotów ze sprzedaży wysyłkowej towarów i usług cyfrowych do klientów indywidualnych we wszystkich krajach UE, osiągniętą w bieżącym i poprzednim roku kalendarzowym. Dopóki nie przekroczysz tej kwoty, możesz opodatkowywać swoją sprzedaż tak jak transakcje krajowe, czyli stosując polską stawkę VAT.

Jak zarejestrować firmę do VAT OSS w Polsce?

Rejestracja do procedury VAT OSS w Polsce odbywa się w pełni elektronicznie. Wymagane jest przesłanie formularza zgłoszeniowego VIU-R, który znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów. Wypełnisz go z wykorzystaniem systemu e-US. Bez względu na ulokowanie siedziby firmy – jest skierowany do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Do podpisania dokumentu niezbędny będzie Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli chcesz zacząć stosować OSS w swoim e-commerce – zgłoszenie należy dokonać do ostatniego dnia kwartału poprzedzającego nowy okres rozliczeniowy. Po poprawnym złożeniu wniosku otrzymasz potwierdzenie, a Twój obowiązek to terminowe składanie kwartalnych deklaracji.