Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w e-commerce?

Inwentaryzacja w e-commerce jest wieloetapowym procesem, którego celem jest weryfikacja stanów magazynowych w odniesieniu do danych znajdujących się w systemie. Sprawdzonym rozwiązaniem jest zastosowanie metody remanentu ciągłego, który pracuje w tle przy codziennej sprzedaży. Zadania te rozpoczynają się od przygotowania, przez przypisanie ról i przeprowadzenie spisu, po porównanie danych i wygenerowanie raportu. Warto także wykorzystać takie narzędzia, jak system WMS, czy skanery kodów kreskowych.

1. Czym jest inwentaryzacja i dlaczego jest kluczowa w e-commerce? 
2. Jakie są rodzaje inwentaryzacji w e-commerce?
3. Krok po kroku – jak przeprowadzić inwentaryzację w sklepie internetowym?
4. Najczęstsze błędy podczas inwentaryzacji i jak ich uniknąć
5. Jakie narzędzia ułatwiają inwentaryzację w e-commerce?
6. Inwentaryzacja w e-commerce – najczęściej zadawane pytania

Czym jest inwentaryzacja i dlaczego jest kluczowa w e-commerce? 

Prowadzenie własnego e-commerce wymaga ciągłej uwagi i skrupulatności. Każdy przyjmowany i wydawany produkt powinien być odnotowywany w księdze przychodów i rozchodów. Co w przypadku, gdy podejrzewasz niezgodną ilość przedmiotów na stanie z danymi wykazywanymi przez program? Warto przeprowadzić remanent. Zastanawiasz się na czym polega to zadanie, a także co to jest?

Inwentaryzacja, bowiem tak nazywa się ten proces, to fizyczna weryfikacja zapasów  w magazynie. Jej zadaniem jest precyzyjne ustalenie rzeczywistej liczby przedmiotów w porównaniu ze stanami zapisanymi w systemie. Uwzględnia także analizę różnic, które mogą wyjść w trakcie przeprowadzania tej czynności. 

Dla wielu remanent kojarzy się z przykrym obowiązkiem zamknięcia sklepu na czas weryfikacji asortymentu. Wynika to ze specyfiki spisu z natury – wymaga to ogromu ręcznej pracy, a także zawieszenia obrotu magazynowego lub jego ograniczenia do niezbędnego minimum.

Należy pamiętać, że znaczenie inwentaryzacji w sklepie internetowym jest ogromne. To właśnie dzięki tej procedurze można wykryć wszelkie nieprawidłowości, a także zoptymalizować działanie magazynu w firmie. Właściciel przedsiębiorstwa e-commerce tym samym może zyskać większą kontrolę nad własnym asortymentem, co w rozrachunku przekłada się na:

• znaczne zmniejszenie błędów w stanach magazynowych – systemy ERP i WMS nie uwzględniają zależności wynikających z różnych czynników: pomyłek dostawcy, błędów ludzkich, kradzieży, uszkodzeń, czy… przeterminowania i wyschnięcia sprzedawanego asortymentu. Regularny remanent umożliwia wykrycie i skorygowanie tychże niezgodności. 
• lepsze planowanie sprzedaży i zakupów – dokładna wiedza o tym, co i w jakiej ilości znajduje się w magazynie pozwala podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. Inwentaryzacja w e-commerce jest dobrym wstępem do ustalenia, jakie produkty są wysoko rotujące,  które przedmioty stały się niesprzedawalne i zajmują cenne miejsce (tzw. dead stock), czy wypracowania kampanii marketingowych na podstawie inwentarza.
• sprawne obsługiwanie klientów – precyzyjne dane pozwalają wyeliminować zjawisko tzw. oversellingu – sprzedaży produktu, którego nie posiadasz na stanie magazynowym. To z kolei zapobiega anulacji zamówień, budowania negatywnych doświadczeń zakupowych u konsumentów, skutkujących niskimi ocenami. Co więcej, możesz wówczas sprzedawać sprawniej, bowiem masz pewność co do posiadanych zasobów.

Należy pamiętać, że inwentaryzacja w sklepie internetowym jest obowiązkiem wynikającym z Ustawy o rachunkowości. Przedsiębiorca prowadzący sklep musi przeprowadzić tę czynność do ostatniego dnia roku obrotowego. W przypadku zaniechania tej czynności firma naraża się na dotkliwą karę.

Jakie są rodzaje inwentaryzacji w e-commerce?

Inwentaryzacja zapasów wymaga rzetelnego i bezstronnego podejścia. Wybór odpowiedniej metody może wpływać na zachodzące w firmie operacje, jak i procesy zatowarowania najbardziej potrzebnych produktów. To dobry wstęp do całkowitego i dokładnego raportu na temat stanu Twojego przedsiębiorstwa e-commerce.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe porównanie metod inwentaryzacji, wskazując, która z nich najlepiej sprawdzi się w Twoim sklepie

• Inwentaryzacja pełna – tradycyjna metoda polegająca na przeprowadzaniu jednorazowego fizycznego przeliczenia całego asortymentu znajdującego się w magazynie. Stosowana najczęściej pod koniec roku obrotowego wynikająca z przepisów prawnych. Metoda ta, znana również jako inwentaryzacja okresowa, wymaga podczas jej przeprowadzenia wstrzymania wszelkich operacji zachodzących w placówce. W przypadku codziennych wyzwań e-commerce jest to nieefektywna forma ze względu na dynamiczność branży – mnóstwo zawieranych transakcji każdego dnia może przypadkowo generować błędy. Ich nagromadzenie sprawia, że różnice zachodzące w liczebności asortymentu mogą być znacznie odbiegające od stanu faktycznego.
  PRZYKŁAD: Sklep online sprzedający odzież nie stosuje metody inwentaryzacji w e-commerce na bieżąco. Nadchodzi koniec roku kalendarzowego, który zamyka obrót za dany okres. Przedsiębiorstwo przeprowadza remanent w formie pełnej, przez co musi zawiesić towarowanie nowych produktów do magazynu. Trwa to co najmniej kilka godzin – klienci chętni do zakupienia przedmiotów z oferty nie mogą tego zrobić, przez co uciekają do konkurencji.
• Inwentaryzacja ciągła – uwzględnia regularne sprawdzanie wydzielonych partii towaru rejestrowanego w magazynach według ustalonego harmonogramu. W e-commerce jest to sprawdzone rozwiązanie ze względu na brak występowania przestojów – odbywa się w tle, nie wpływając na wykonywane czynności i operacje zachodzące w firmie. Stosowana przez cały rok w wyznaczonych przez odpowiednie osoby porach – z tego powodu znana jest także pod nazwą inwentaryzacja cykliczna. Jeśli zostanie wprowadzona jako codzienna praktyka – umożliwia uzyskanie wglądu w dokładny spis danych. Eliminuje to pojawiające się problemy wynikające z niedoszacowania bądź nadmiaru części asortymentu.
  PRZYKŁAD: Sklep e-commerce z elektroniką może podzielić ofertę ze względu na występujące zainteresowanie w ramach metody ABC. Najczęściej kataloguje się najdroższe i najpopularniejsze produkty – otrzymują kategorię A oznaczającą przeliczenie raz na miesiąc. Przedmioty będące stałą częścią oferty podlega remanentowi raz na kwartał – traktuje się go jako opcję B. Natomiast akcesoria i przedmioty mało atrakcyjne dla klientów przesuwa się do segmentu C – jego rachubę robi się co najmniej raz na pół roku.

Niewątpliwie można uznać, że najlepsza metoda inwentaryzacji e-commerce wiąże się z regularnością i skrupulatnością. Masz wówczas stany magazynowe pod pełną kontrolą, a pojawiające się nieprawidłowości możesz natychmiast skorygować, eliminując ich kumulację. To także ochrona Twojego interesu przed opłakanymi skutkami sprzedaży niedostępnych przedmiotów.

Krok po kroku – jak przeprowadzić inwentaryzację w sklepie internetowym?

Pomyśl o inwentaryzacji nie jak o przykrym obowiązku – potraktuj ją jak generalny przegląd Twojego magazynu. Dobrze zaplanowany remanent może przebiec sprawnie i bezboleśnie, a co najważniejsze – dać Ci bezcenną wiedzę o Twoim biznesie. Jak zrobić inwentaryzację krok po kroku w branży e-commerce, aby dane były miarodajne i bezstronne? Procedury te składają się z kilku kroków, które pozwalają sprawnie przejść przez całe zadanie.

Przygotowanie – prawidłowo wykonany remanent należy rozpocząć od czynności organizacyjnych. Obejmują one zarówno logistykę, jak i bieżące operacje w sklepie. Należy zaplanować główne zadania podczas okresu najmniejszego ruchu w sklepie – ma to zminimalizować wpływ na bieżącą sprzedaż i ewentualną realizację zamówień. Warto przed rachowaniem uporządkować magazyn – wszelkie produkty dostępne w Twoim asortymencie powinny znaleźć się w swoich miejscach. Pamiętaj – na czas remanentu musisz bezwzględnie wstrzymać zachodzące operacje. W tym czasie nie możesz przyjmować i wydawać towarów. Przygotuj niezbędne narzędzia, takie jak skanery, arkusze, czy czytelne mapy magazynu.

Przypisanie ról pracownikom – organizacja inwentaryzacji krok po kroku nie dotyczy wyłącznie Ciebie. Musisz przed wykonaniem działań przypisać odpowiednie zadania podwładnym. Wyznacz koordynatora, który będzie nadzorował cały proces, a także podejmował kluczowe decyzje. Stwórz także zespoły odpowiedzialne za liczenie i weryfikację danych. Nie zapomnij o prostej i skutecznej komunikacji – przekaż wytyczne dotyczące obszarów podlegających wyliczeniom.

Przeprowadzenie spisu – jest to najważniejsza część całego zadania. W tym miejscu nie ma miejsca na pomyłki – każdy błąd będzie rzutował na następne etapy inwentaryzacji. Zwróć uwagę na to, aby czynności rachuby były systematyczne. Zespoły powinny poruszać się po wyznaczonym obszarze w logiczny sposób. Jeśli dane miejsce zostanie policzone – oznacz je naklejką lub taśmą. Ta informacja sprawi, że wyeliminujesz dublowanie wyników. Nie zapominaj o wariantowaniu produktów – uwzględnij w obliczeniach podział na rozmiary, kolory, jednostki, czy cechy szczególne. Bezwzględnie zanotuj zauważone uszkodzenia.

Porównanie danych – po zakończeniu działań należy sprawdzić wyniki z systemu z obliczeniami przeprowadzonymi przez Twój zespół. Wprowadź wszystkie obliczenia zebrane przez pracowników do systemu WMS lub arkusza, po czym wygeneruj raport różnic. W przypadku  rozbieżności – zbadaj przyczyny ich wystąpienia. Może okazać się, że wynikają one z pomyłki ludzkiej przy liczeniu. Warto wówczas przeliczyć problematyczne produkty raz jeszcze. 

Zatwierdzenie danych i korekta stanów – jest to formalne zamknięcie działań rachunkowych. Przygotuj podsumowanie zawierające: wartość magazynu, listę i wartość nadwyżek/niedoborów, a także przyczyny powstania różnic. Wprowadź zmiany w systemie. W tym momencie procedura inwentaryzacji e-commerce dobiegła końca. Pamiętaj, aby raport był wnioskiem do usprawnienia procesów – jeśli regularnie brakuje danej grupy produktów, może być to sygnałem do zwrócenia większej uwagi pod kątem przyjęć, wydań bądź też bezpieczeństwa. 

Najczęstsze błędy podczas inwentaryzacji i jak ich uniknąć

Nikt nie jest idealny – w każdym aspekcie można popełnić błędy. Nawet najnowocześniejszy biznes online może w bardzo prosty sposób tracić środki, jeśli zarządzanie zapasami jest nieskuteczne. Twoim celem jest ich eliminacja – dlatego remanent należy przeprowadzać regularnie. Musisz jednak pamiętać, że i w tym procesie może dojść do niepożądanych sytuacji. Najczęstsze pomyłki inwentaryzacyjne w e-commerce obejmują: nieaktualne dane, błędne lub niekompletne oznaczenie produktów, jak i archaiczne i nieefektywne czynności. 

W pierwszym przypadku najczęściej dochodzi do nieprawidłowości ze względu na nieuwzględnienie ostatnich operacji w systemie. Dotyczą one najczęściej ostatnich dostaw, zrealizowanych zwrotów, czy wydawania skompletowanych przesyłek. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy zamrozić stany magazynowe. Wszystkie operacje muszą zostać zakończone i zarejestrowane. Jeśli spodziewasz się ważnej dostawy w tym dniu – możesz przygotować tymczasowe pomieszczenie do odbioru towaru, którego nie wlicza się w spis. Podczas trwania tych zadań nie może odbywać się żaden ruch związany z asortymentem poddanym obliczeniom.

Błędy w inwentaryzacji mogą dotyczyć nieczytelnych kodów kreskowych, mieszania różnych wariantów, czy przechowywaniu wszystkiego w jednym kartonie lub pojemniku. Rozdzielenie, identyfikacja i opisanie każdego produktu w arkuszu wymaga poświęcenia mnóstwa czasu i energii. Uniknięcie tego jest możliwe dzięki zachowaniu porządku w magazynie – każdy artykuł musi posiadać unikalny, czytelny i łatwy do zeskanowania kod. Pamiętaj, aby znajdowały się w wyznaczonym do tego miejscu. W tym celu przeprowadzaj audyty, aby weryfikować skuteczność wprowadzonych przez Ciebie zmian. Produkty bez etykiet powinny być natychmiast odkładane do wyznaczonej strefy w ramach późniejszej identyfikacji.

Z pewnością wiesz, że automatyzacja i optymalizacja czynności to rdzeń każdego nowoczesnego e-commerce. Problemy z inwentaryzacją magazynu najczęściej wynikają z oparcia procesów na ręcznie wykonywanych zadaniach – żmudnego wpisywania każdej pozycji, braku intuicyjnego rozlokowania towarów, czy nieefektywnych metod obliczeniowych. Rozwiązaniem są dedykowane systemy zarządzania magazynem (WMS), które usprawniają powyższe działania, a także unowocześniają sposoby przeprowadzania remanentu. Oszczędzasz przy tym mnóstwo czasu, który pracownicy poświęciliby na własnoręczne wyliczanie.

Jakie narzędzia ułatwiają inwentaryzację w e-commerce?

Świadomy merchant z chęcią wykorzystuje szereg narzędzi usprawniających codzienną pracę w e-commerce. Nie inaczej jest w skutecznej inwentaryzacji – dobór sprawdzonych rozwiązań umożliwia znaczące usprawnienie działań w tym zakresie, a także w innych potrzebach Twojego biznesu online. 

Na samym początku działalności wystarczają arkusze kalkulacyjne lub proste aplikacje mobilne do zarządzania zapasami. Pozwalają one na podstawowe działania, takie jak rejestracja operacji magazynowych czy notowanie aktualnego stanu. Na dłuższą metę stają się podatne na błędy ludzkie, nie posiadają automatyzacji, a także nie są skalowalne przy większej liczbie zamówień.

Z pomocą przychodzą dedykowane systemy WMS, które oferują niezbędne funkcjonalności, takie jak:

• obsługa kodów kreskowych produktów dostępnych w Twoim inwentarzu
• mapa magazynu – możesz natychmiast zlokalizować położenie poszukiwanych przez Ciebie przedmiotów
• prowadzenie inwentaryzacji cyklicznej – nie musisz przeprowadzać kompleksowego remanentu za każdym razem. Możesz weryfikować wybraną grupę artykułów w wybranym interwale czasowym.

Możesz wzmocnić konkurencyjność własnego e-commerce poprzez dobór zintegrowanego programu księgowo-magazynowego, z którym zarządzanie przedsiębiorstwem staje się prostsze i skuteczniejsze. Często posiadają moduły związane z magazynem, które dopełniają części związane z finansami, księgowością, czy zarządzaniem kadrami. Daje on pełny obraz działalności firmy, łącząc dane o zapasach z wynikami sprzedażowymi

Poznaj integracje z systemami WMS

Zwróć uwagę, że w celu maksymalizacji zysku prowadzenie sklepu na jednym kanale sprzedaży nie wystarcza. Dzisiejszy e-commerce opiera się na strategii wielokanałowości, która nie wybacza błędów. Utrzymywanie aktualnego stanu magazynowego i cen na każdej platformie w czasie rzeczywistym przy użyciu własnych rąk jest niemożliwe. 

Odpowiedzią na te wyzwania są systemy do zarządzania sprzedażą wielokanałową, czego dobrym przykładem jest Apilo. W narzędziu znajdziesz moduły wspierające codzienną pracę Twojego sklepu internetowego. Działa on jak procesor – jeśli produkt zostanie kupony na Allegro, integrator automatycznie przesyła informację o dokonaniu transakcji. System natomiast poprzez funkcję zarządzania stanami i cenami aktualizuje zatowarowanie na pozostałych platformach. Inwentarz masz stale pod kontrolą – unikasz oversellingu, który niszczy pozytywne opinie i doświadczenia zakupowe. Oferta zawsze jest spójna, a Twój biznes może wzrastać bezpiecznie. 

Inwentaryzacja w e-commerce – najczęściej zadawane pytania

Jak często trzeba robić inwentaryzację w sklepie internetowym?

Inwentaryzację musisz przeprowadzać co najmniej raz w roku. Najlepszą okazją jest koniec roku obrotowego, zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Trzeba pamiętać o wykonaniu remanentu w szczególnych przypadkach – na dzień rozpoczęcia działalności i przed zakończeniem likwidacji firmy, a także przy zmianach wspólników lub proporcji danych udziałów. W e-commerce standardem jest inwentaryzacja ciągła, czyli regularne sprawdzanie stanu magazynowego podczas sprzedaży lub zatowarowania.

Jakie są metody inwentaryzacji w e-commerce?

Wśród metod inwentaryzacji stosowanych w e-commerce przedsiębiorcy najczęściej stosują spis z natury, ponieważ uwzględnia możliwość weryfikacji towarów na magazynie. Odbywa się to w trybie cyklicznym. Polega ona na regularnym liczeniu wyznaczonej partii asortymentu bez potrzeby zamykania magazynu. Posiłkują się również metodą ABC, w której najczęściej weryfikuje się produkty o najwyższym wskaźniku rotacji i ceny. Uzupełniają działania wspierając się narzędziami automatycznymi takimi jak kody kreskowe, czytniki RFID, czy oprogramowaniem WMS.

Jakie narzędzia wspierają inwentaryzację w sklepach online?

Wśród narzędzi usprawniających inwentaryzację w e-handlu znajdziemy systemy WMS, stanowiące pewnego rodzaju centrum dowodzenia. Umożliwiają śledzenie w czasie rzeczywistym lokalizację i ilość każdego produktu. Przedsiębiorcy prowadzący własne sklepy online stosują również integrację tego oprogramowania z platformami sprzedażowymi oraz programami ERP. Przykładem tego rozwiązania jest Apilo, które synchronizuje dane sprzedaży, stany magazynowe z cenami i księgowość. Należy pamiętać także o urządzeniach ułatwiających fizyczną inwentaryzację, takich jak czytniki kodów kreskowych, czy technologię RFID.