Czym są systemy ERP i na co należy zwrócić uwagę przy ich wyborze?

Prowadzenie e-commerce w społeczeństwie najczęściej kojarzy się ze sprzedażą i kupnem produktów. Jest to uproszczenie, które krzywdzi tychże przedsiębiorców – wykonują oni wiele czynności niewidocznych na pierwszy rzut oka. W radzeniu sobie z nimi pomagają systemy ERP – ich funkcje i możliwości wspierają  codzienne zadania.

Systemy ERP – co to takiego?

ERP to skrót od angielskiego wyrażenia Enterprise Resource Planning – w języku polskim oznacza planowanie zasobami przedsiębiorstwa. Oprogramowanie posiadające taką nazwę najczęściej służy do skutecznego prowadzenia najważniejszymi procesami w firmie. Stanowi on pewnego rodzaju mózg – centralę , z której są przekazywane informacje i niezbędne dane. 

System ERP wyróżnia się zjawiskiem modułowości – możesz dopasować go do aktualnych potrzeb w Twojej firmie. Jeśli zachodzi dana potrzeba, nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozbudować jego funkcjonalności. Wśród obszarów jakie on obejmuje, najczęściej możemy znaleźć m.in.: 

• finanse – zarządzanie środkami i procesami związanymi z finansami
• księgowość – zarządzanie ewidencją zdarzeń gospodarczych i sprawozdawstwem
• produkcja – zarządzanie procesami wytwórczymi
• łańcuch dostaw – zarządzanie przepływem towarów
• logistyka – zarządzanie przepływem dóbr i informacji
• kadry i HR –  zarządzanie zasobami ludzkimi,
• CRM – zarządzanie relacjami z klientami

Programy tego rodzaju mogą działać w zależności od modelu wdrożenia. Możesz zdecydować się na wdrożenie lokalne, w chmurze bądź łącząc obie metody. 

Co sprawia, że system ERP jest niezbędny dla przedsiębiorstw?

Funkcjonalności i możliwości oferowane przez systemy ERP sprawiają, że stają się one niezbędne w każdym przedsiębiorstwie. Umożliwiają one efektywne i skuteczne działanie przedsiębiorstw na rynku, bez względu na jego specyfikę. W jaki sposób? 

Z pewnością wielki wpływ na wybór tego typu oprogramowania ma funkcja integracji i centralizacji większości procesów zachodzących w firmie. Umożliwiają scalenie wszystkich obszarów w jednym miejsce, na jednej platformie. Nie potrzebujesz mieć kilku osobnych modułów i systemów, które najczęściej nie mogą być połączone ze sobą ze względu na różnice w oprogramowaniu. 

System ERP zapewnia także przedsiębiorcom stały dostęp do ważnych danych i informacji. Co więcej, takie moduły posiadają też opcje zaawansowanych raportów. To umożliwia managementowi tworzenie szczegółowych analiz i skutecznych identyfikacji wskaźników wydajności. Zarząd, dzięki wglądowi w dane wewnętrzne firmy, zyskuje tym samym lepszy podgląd na sytuacje zachodzące na rynku. To zwiększa szansę na podjęcie trafnej decyzji.

Nie należy także zapominać o aspektach związanych z zarządzaniem zasobami i optymalizacją czynności. Systemy ERP zapewniają funkcje dotyczące planowania zasobów przy redukcji zbędnych czynności i ich automatyzacji. Tego typu moduły mogą z pewnością zmniejszyć występowanie liczby błędów – wszystkie dane są dostępne na wyciągnięcie dłoni.

Dopasowanie do potrzeb każdego przedsiębiorstwa przez systemy ERP zapewnia dogodne skalowanie przy wsparciu firmy podczas jej rozwoju. Jeśli na dowolnym etapie rozwoju będziesz potrzebować danego modułu – możesz go bez problemów włączyć. Elastyczność z pewnością jest mocnym argumentem za wdrożeniem ERP do przedsiębiorstwa.

Na co zwrócić uwagę, aby system ERP był idealnie dopasowany?

Zalety systemu ERP z pewnością są kuszące – jego całościowy wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa rozwija je. Warto pamiętać, że nie każdy system posiada opcje potrzebne Twojej firmie. Na co musisz w takim razie zwrócić uwagę, aby być w pełni zadowolonym z podjętego wyboru?

1. Przeprowadzenie analizy własnych potrzeb i celów wdrożenia

Przed rozpoczęciem procesu wdrażania systemu ERP należy zdefiniować potrzeby. Zastanów się, jakie problemy występują w firmie, a także w jaki sposób program może je rozwiązać. Wielką pomocą z pewnością okaże się przeprowadzenie audytu, który wykaże procesy występujące w organizacji. Zidentyfikuj słabe strony i zagrożenia wynikające z ich obecności. Określ także cel wprowadzenia oprogramowania – co Twoje przedsiębiorstwo ma osiągnąć dzięki temu ruchowi, a także jakie będą skutki wykorzystania systemu. 

2. Sprawdź funkcjonalności systemu ERP

Niezwykle ważnym punktem przy doborze odpowiedniego systemu jest… sprawdzenie funkcjonalności. Upewnij się, czy dany program zawiera moduły, które będą niezbędne do pracy Twojej firmy. Jeśli chcesz, przykładowo, usprawnić codzienne czynności działu handlowego – rozważ dodanie CRM.

Zwróć także uwagę na specyfikę branży, w której działasz. Jeśli opierasz firmę na produkcji – warto wybrać system posiadający rozbudowane funkcje związane z procesami wytwórczymi. Co więcej, wiele programów posiada specjalizacje dedykowane pod dane sektory. 

Pamiętaj, że decyzja o wyborze ERP dla organizacji musi uwzględniać przyszłe potrzeby. Jeśli w najbliższej przyszłości macie w planach rozpocząć dane działania – weź to w szczególności pod uwagę.

3. Stosowana technologia i model wdrożenia

Wśród rozważań dotyczących systemu ERP nie zapomnij uwzględnić technologii i modelu wdrożenia. Jest to istotne ze względu na kilka ważnych parametrów, takich jak finanse, infrastruktura, czy bezpieczeństwo wprowadzanych danych. Do wyboru przedsiębiorcy najczęściej otrzymują trzy możliwości – program w chmurze, lokalnie bądź połączenie ich w hybrydzie. Pierwsza opcja najczęściej dotyczy metody udostępniania oprogramowania typu SaaS. Lokalne wdrożenie natomiast daje większą kontrolę nad procesami i infrastrukturą.

Nie zapominaj o weryfikacji bezpieczeństwa wybranego systemu. Zwróć szczególną uwagę na takie elementy jak szyfrowanie danych, backupy, ochrona przed cyberatakami, czy odpowiednie certyfikaty.

4. Obsługa systemu

Wdrożenie systemu to nie wszystko – warto sprawdzić funkcjonowanie programu ERP w praktyce. Jeśli istnieje taka możliwość, poproś o udostępnienie wersji demonstracyjnej. W ten sposób możesz sprawdzić podstawowe możliwości przed wprowadzeniem go do codziennego użytku. 

Zwróć uwagę, czy istnieją dedykowane szkolenia dla danego systemu ERP. Taka możliwość z pewnością ułatwi Tobie, jak i pracownikom, przejście na nowe oprogramowanie. Oszczędzacie roboczogodziny, które zostałyby poświęcone na nieefektywną pracę i naukę.

5. Możliwość integracji z innymi systemami

Upewnij się, czy wybrany program umożliwia zintegrowanie go z pozostałymi programami używanymi w Twojej firmie. Zwróć uwagę, czy umożliwia wgrywanie tokenów API, jeśli posiadasz dedykowane skrypty usprawniające kluczowe zadania wykonywane w organizacji.

Przykładem może być firma e-commerce sprzedająca na Allegro. Warto zwrócić uwagę na to, czy system ERP może zostać z nim zintegrowany. Jeśli tak – możesz to wykonać z integratorami, takimi jak Apilo. Należy jedynie pamiętać, aby połączenie było dostępne w ofercie oprogramowania.

• Uwagi zespołu – języczek u wagi każdego systemu

Melchior Wańkowicz mawiał, że „punkt widzenia zależy od punktu siedzenia” – nie inaczej jest z pełnionymi stanowiskami. Może okazać się, że dana funkcjonalność systemu ERP z Twojej perspektywy jest potrzebna, jednak opinie wystawiane przez podwładnych są zgoła odmienne. 

Wybór odpowiedniego systemu ERP to nie tylko dopasowanie do stosowanych programów i technologii. Zwróć uwagę także na… własnych pracowników. Pozwól im wyrażać własne zdanie, a także zbieraj ich spostrzeżenia – to oni będą głównie korzystać z modułów. Wsłuchaj się w ich potrzeby i opracujcie spis niezbędnych czynności i zadań. Często jest tak, że więcej nie znaczy lepiej.

Oczywiście, masz wpływ na wybór. Jeśli podejmiesz odpowiednią decyzję – zapewnij własnym pracownikom niezbędne szkolenia i informuj ich na bieżąco o każdej zmianie zachodzącej w systemie ERP.

Systemy ERP – wsparcie firmy

Jeśli prowadzisz firmę, pewnie odczuwasz, że wiele procesów można poprawić i usprawnić. Właśnie takim narzędziem jest system ERP, który z chęcią będzie Twoją prawą ręką. Połączysz z nim różne działy, zyskując wszystkie niezbędne dane w jednym miejscu.

Pamiętaj, że wybór odpowiedniego programu należy przemyśleć pod kątem dostępnych opcji. Dobrze dopasowany system to skarb wspierający w rozwoju każdej organizacji.