Szanuj swój czas – o skutecznej automatyzacji w e-commerce
Sprzedaż internetowa uwzględnia wiele powtarzalnych czynności, które stanowią dla pracowników nudną rutynę. Branża, która tak powszechnie korzysta z nowoczesnych technologii, nie jest jednak skazana na konieczność ręcznej obsługi wszystkich operacji.
Automatyzacja w e-commerce stanowi obecnie standard i nie można bagatelizować jej wpływu nie tylko na oszczędność czasu, ale też dokładność całego procesu. Chcąc zagwarantować swoim klientom najwyższy standard obsługi, należy zatem skorzystać z nowoczesnych narzędzi i wdrożyć je zgodnie ze specyfiką własnej działalności.
Jakie są główne korzyści automatyzacji sprzedaży w sieci?
Większość nowych sprzedawców jest w stanie samodzielnie obsłużyć zamówienia na dowolnej platformie. Stosunkowo niewielka ilość klientów pozwala utrzymać kontrolę nad zarządzaniem zakupami, jednak w miarę z rozwojem firmy, zadanie to staje się stopniowo bardziej wymagające. Ręczna obsługa to nie tylko strata czasu, ale też większe ryzyko pomyłek, jakie powodować może czynnik ludzki. W przeszłości sprzedawcy odciążali swój zakres obowiązków poprzez zatrudnianie dodatkowej kadry, jednak nowi pracownicy stanowią poważny wydatek, a często sami wymagają pewnego stopnia zarządzania.
Odpowiedzią na te problemy jest oczywiście automatyzacja, bez której naprawdę trudno obejść się w dzisiejszych realiach e-commerce. Główną zaletą tego rozwiązania jest kompleksowe przyspieszenie realizacji zamówień oraz innych zadań, jak np. obsługa księgowości. Profesjonalne narzędzia pozwalają ograniczyć czas oraz środki niezbędne do zarządzania sklepem, jednak warto pamiętać także o ich wpływie na zakres obowiązków pozostałych pracowników. Oprogramowanie, które odejmuje kadrze zbędnych obowiązków, pozwala ukierunkować zasoby firmy na inne, istotniejsze aspekty biznesu. Marketing, SEO, poszerzanie sprzedaży o nowe kanały, analiza konkurencji – dzięki automatyzacji, będziesz mógł poświęcić im znacznie więcej uwagi!
Najlepszy sposób na automatyzację – jakie opcje rozważyć z perspektywy e-sprzedawcy?
Dobór właściwego narzędzia do automatyzacji jest niezwykle ważną decyzją, jaką musi podjąć e-sprzedawca w budowaniu swojej firmy. Warto spojrzeć na tę kwestię z wielu perspektyw, nie tylko pod względem samych opcji automatyzacji, ale też pozostałej funkcjonalności oprogramowania, dostępnych integracji oraz możliwości wdrożenia oferowanych rozwiązań w życie.
Doskonałym kandydatem wydaje się tu system Apilo. Dlaczego? Jest to oprogramowanie od podstaw stworzone z myślą o potrzebach nowoczesnego e-commerce, co oznacza duży nacisk na personalizację oraz stały rozwój o kolejne funkcje i nowe integracje. Sprzedaż internetowa jest branżą, w której co roku zachodzą istotne zmiany, dlatego warto korzystać z narzędzi, które są w stanie nadążyć za innowacją. Poza tym Apilo zapewnia niezbędne funkcje dla lepszej organizacji wszystkich kanałów i dodatkowego oprogramowania, koncentrując zarządzanie firmą w jednym, intuicyjnym panelu.
Które aspekty e-sprzedaży opłaca się zautomatyzować?
Moduł zadań automatycznych w Apilo opiera się o ustalenie konkretnych warunków i przypisanie ich do wybranych akcji, które program wykonuje po ich spełnieniu. Warto wspomnieć, że mogą one zostać wykorzystanie dowolną ilość razy, a każdy kurier lub konto może korzystać z innej konfiguracji modułu.
Kluczowe aspekty obsługi sprzedaży, które warto zautomatyzować, to:
- zwroty płatności oraz prowizji dla anulowanych zamówień,
- generowanie FV i wysyłka wiadomości e-mail do klienta,
- zmiana statusu dla zamówień pobraniowych,
- zmiana statusu dla zamówień opłaconych,
- zmiana statusu dla zamówień opłaconych w późniejszym terminie.
To ważne, aby pozwolić klientom na jak najszybszą realizację zakupu, ponieważ zwiększa to ich zadowolenie w kontakcie z marką, a także zmniejsza ryzyko anulowania zamówienia, co jest szczególnie widoczne na zewnętrznych marketplace, jak np. Allegro. Automatyzacja płatności i szybka zmiana statusu zamówień są nieocenionym wsparciem w tym zadaniu, warto zainwestować także w wyspecjalizowany autoresponder, aby w jeszcze większym stopniu poprawić Customer Experience.
Sprzedawca może podnieść wydajność swojej pracy również z pomocą profesjonalnej automatyzacji magazynów. Szybka aktualizacja statusów towarowych produktów oraz ich cen jest niezbędna dla efektywnej sprzedaży multichannel bądź omnichannel. Jest to sposób na realne przyspieszenie zarządzania poszczególnymi kanałami, a także uniknięcie potencjalnych błędów w organizacji asortymentu. Z tych samych powodów zaleca się korzystać z automatyzacji księgowości – tutaj można skłonić się do zintegrowania systemu z dedykowanym oprogramowaniem do e-księgowości, aby zoptymalizować wystawianie faktur.
Automatyzacja konta obsługa ręczna – jak duża jest różnica?
W celu lepszego zobrazowania tego, ile czasu zyskuje sprzedawca na prawidłowo wdrożonej automatyzacji, porównajmy wykonywane przez niego czynności w obu przypadkach.
Standardowy proces obsługi sprzedaży może wyglądać następująco:
- Przeglądasz nowe zamówienia, które wpłynęły na konto.
- Sprawdzasz status płatności ostatnich zamówień.
- Po weryfikacji informacji ręcznie zmieniasz status zamówienia na „W realizacji”.
- Wysyłasz wiadomość e-mail, aby powiadomić klienta o zmianie statusu.
- Wystawiasz fakturę bądź paragon.
- Tworzysz nowy list przewozowy i przenosisz dane klienta do panelu wybranego kuriera.
- Zamawiasz kuriera w celu odbioru paczki.
- Aktualizujesz status zamówienia na „Gotowe do wysyłki”.
- Nadajesz wysyłkę i ponownie zmieniasz status na „Wysłane”.
Teraz spójrzmy na ten sam proces, jednak realizowany z pomocą zadań automatycznych:
- Status zamówienia klienta aktualizuje się natychmiast po jego opłaceniu, razem z nim wysyłane jest powiadomienie e-mail.
- Dokument sprzedaży generowany jest przez program automatycznie.
- Zaraz po fakturze lub paragonie tworzony jest list przewozowy, a kurier powiadamiany jest o konieczności odbioru paczki. Na tym etapie status zamówienia zmienia się na „Gotowe do wysyłki”.
- Tuż po odebraniu przesyłki przez kuriera, automat zmienia status zamówienia na „Wysłane”.
- Opcjonalnie automatyzacja może też uwzględnić np. wysłanie automatycznego powiadomienia do kupującego już po odebraniu paczki w celach promocyjnych bądź podziękowania za dokonane zakupy.
Różnica w wydajności jest naprawdę drastyczna – manualna obsługa zamówienia to długie minuty, a automatyzacja pozwala zredukować ten czas do parunastu sekund. Przy dziennym nakładzie setek zamówień, sprzedawca kompletnie zmienia standard swojej pracy w tym fundamentalnym aspekcie.
Gdzie najbardziej warto skorzystać z automatyzacji?
Automatyzacja staje się koniecznością wraz z rozwojem firmy, a zwłaszcza przy sprzedaży wielokanałowej. Sugerując się funkcjonalnością systemu Apilo, dobrym połączeniem na start może okazać się konto Allegro (do którego Apilo oferuje wyspecjalizowany autoresponder) i sklep Shoper, który świetnie współgra z systemem. Z wykorzystaniem zadań automatycznych, skoordynowanie dodatkowych platform nie powinno sprawiać trudności, tworząc prostą ścieżkę do dalszego budowania własnej działalności w e-commerce – oszczędzisz aż 90% czasu!