Automatyzacja sprzedaży i wysyłki

Moduł zadań automatycznych w Apilo pozwala Ci ustalić różne warunki, które z kolei powodują wykonanie przypisanych akcji. Przyspieszysz pracę i zaoszczędzisz czas korzystając ze zdarzeń, które uruchamiają akcję oraz określając wspomniane warunki – w dowolnej ilości.

Od wygodnego zarządzania zamówieniami po automatyzację wysyłki odpowiedzi do klientów – zaawansowany moduł zadań automatycznych w Apilo to Twoje wsparcie w codziennych wyzwaniach związanych z realizacją zamówień.

Zapoznaj się z poniższą listą wybranych funkcji i wykorzystaj je w codziennej pracy swojego zespołu. Każde kolejne zadanie, które zautomatyzujesz w naszym narzędziu – pozwoli Ci zaoszczędzić cenne minuty i zwiększyć zadowolenie klientów. Taką pomoc docenią również Twoi pracownicy, podnosząc proces obsługi zamówień na wyższy poziom wygody.

• Jeśli do zamówienia w Apilo zostanie wygenerowana etykieta – oznacz zamówienie w platformie sprzedaży jako wysłane i wgraj tracking.
• Jeśli zamówienie opłacone lub za pobraniem, przenieś do oddzielnej zakładki. Dzięki temu system automatycznie rozdzieli zamówienia nieopłacone, od opłaconych (tj. tych przeznaczonych do realizacji)

• Jeśli klient chce fakturę, system oznacza zamówienie oddzielnym indywidualnym statusem lub tagiem, aby obsługa sklepu nie przegapiła tej istotnej informacji.
• Jeśli klient chce fakturę, wystaw fakturę automatycznie poprzez wbudowany w Apilo moduł fakturowania lub w zewnętrznym programie magazynowo-księgowym. Ważne! Tutaj można dodać dodatkowy warunek np. jeśli zamówienie zostało wysłane lub trafiło na określony status.

• Jeśli klient nie chce faktury, wygeneruj paragon:

a) na drukarce fiskalnej podłączonej bezpośrednio do Apilo

b) w zewnętrznym programie magazynowo-księgowym podłączonym do Apilo. Ważne! Tutaj można dodać dodatkowy warunek np. jeśli zamówienie zostało wysłane lub trafiło na określony status.

• Jeśli w systemie wystawiona faktura (ręcznie/automatycznie), po konfiguracji w Apilo w sposób zautomatyzowany zostanie zlecone zadanie wysłania faktury do kupującego w mailu. W przypadku Allegro i Amazon, faktura dołączana jest do zamówienia w panelu platformy sprzedaży.

• Jeśli zamówienie wpadnie z platformy sprzedaży x – dodaj TAG z nazwą pracownika, który ma zająć się tym zamówieniem.

• Jeśli kraj zamówienia inny niż Polska, wystaw dokument sprzedaży z VAT zgodnym z krajem kupującego.

• Jeśli klient nie opłacił zamówienia przez określoną ilość dni, wyślij mail z przypomnieniem o oczekiwaniu na płatność.

• Jeśli klient nie opłacił zamówienia przez określoną ilość dni, zawnioskuj do Allegro o zwrot prowizji, przenieś zamówienia na oddzielny status i zwróć ilość na magazyn.

• Jeśli klient anulował zamówienie, zawnioskuj do Allegro o zwrot prowizji i zwróć płatność.

• Jeśli zamówienie wysłane i minęła określona ilość dni, wyślij mail z prośbą o komentarz/opinie.
• Jeśli chcesz wywołać adres URL dla zamówienia, zdefiniuj warunki zdarzenia, które będą to inicjować.

• Autoresponder Allegro jeśli kupujący Allegro wysłał wiadomość, odpowiedz automatycznie.

Automatyczne aktualizacje ilości – Ty znasz swoją ofertę najlepiej, Apilo pomoże Ci zapanować na tym, co sprzedajesz. Skorzystaj z możliwości, jaką zapewnia automatyzacja w zakresie ilości produktów dostępnych na podłączonych kanałach i nie marnuj czasu na pilnowanie stanów. Apilo będzie zmniejszać lub zwiększać stan produktu w ofercie, zgodnie z Twoją konfiguracją i stanem w magazynie. Zerowy stan magazynowy powiązanych produktów, dzięki odpowiednim ustawieniom już nigdy nie będzie powodem niezadowolenia Twoich klientów. Nasz system się tym zajmie – kończąc oferty ze względu na stan zerowy, zgodnie z Twoimi preferencjami.

Dodaj tag do zamówienia

Automatyczne dodawanie tagów do zamówień pozwoli Ci usprawnić realizację zamówień. Tagi stworzysz samodzielnie i nazwiesz je według potrzeb, mogą być dodawane w zależności od danych takich jak:

• Źródło/kanał zamówienia
• Status zamówienia
• Status płatności
• Sposób płatności (np. pobranie)
• Czy klient chce FV
• Czy klient podał NIP
• Kraju zamówienia
• Waluty zamówienia
• Komentarza do zamówienia
• Ilości sprzedanych pozycji
• Ilości sprzedanych sztuk na pozycji
• Metoda dostawy
• Status przesyłki

Ustaw status zamówienia

Statusy pozwalają na zarządzanie przepływem zamówień – od wpłynięcia, przez realizację, aż do oznaczenia jako wysłane. Akcja Zmiana statusu zamówienia będzie pomocna, gdy chcesz sortować zamówienia, aby usprawnić proces realizacji.

Ten typ automatyzacji pozwoli Ci stworzyć zadania, które:

• ustawią odpowiedni status w zależności od pochodzenia zamówienia np. pobrane zostało zamówienie które pochodzi z Źródło/kanał sprzedaży = x i ma ono zostać przypisane do statusu W realizacji X
• ustawią odpowiedni status zamówienia w przypadku płatności z opóźnieniem np. opłacenie zamówienia spowoduje ustawienie statusu W realizacji
• zmienią status zamówienia na anulowane, jeżeli klient nie opłaci go przez X dni
• ustawią odpowiedni status dla zamówień, w których klient podał, że chce FV, ale nie podał NIP
• ustawią odpowiedni status dla zamówień, w których klient podał, że chce FV i podał NIP
• ustawią odpowiedni status dla zamówień, w których sprzedanych zostało pozycji w zakresie od X do Y
• ustawią odpowiedni status dla zamówień, w których sprzedanych zostało X sztuk w pozycji zamówienia
• ustawią odpowiedni status na podstawie kraju pochodzenia zamówienia
• ustawią odpowiedni status na podstawie waluty zamówienia
• ustawią odpowiedni status zamówienia, gdy przesyłka zostanie doręczona przez kuriera

Wystaw dokument sprzedaży

Zadania automatyczne w Apilo pozwalają na automatyczne wystawienie dokumentów sprzedaży (faktura, paragon) w zależności od wielu warunków:

• źródło/kanał zamówienia
• status zamówienia
• status płatności
• sposób płatności (np. pobranie)
• czy klient chce FV
• czy klient podał NIP
• kraj zamówienia
• waluta zamówienia
• komentarz do zamówienia
• ilość sprzedanych pozycji
• ilość sprzedanych sztuk na pozycji
• metoda dostawy
• status przesyłki

Przykłady zastosowania:

Wystaw fv i wyślij do klienta, gdy w zamówieniu został zmieniony status na X

Wystaw FV według serii numeracji X dla zamówienia w którym klient zaznaczył, że chce FV i podał NIP

Wystaw FV według serii numeracji y dla zamówienia w którym klient zaznaczył, że chce FV i nie podał NIP

Wystaw paragon dla zamówienia w którym klient nie zaznaczył, że chce FV

Wystaw FV i wyślij maila dla zamówienia pobraniowego w momencie odebrania przesyłki przez kupującego

Wyślij e-mail

Apilo pozwala na automatyczne wysyłanie wiadomości mail do kupujących. Wiadomości mogą być wysyłane na podstawie warunków:

• źrodło/kanał zamówienia
• status zamówienia
• status płatności
• sposób płatności (np. pobranie)
• czy klient chce FV
• czy klient podał NIP
• kraj zamówienia
• waluta zamówienia
• komentarz do zamówienia
• ilość sprzedanych pozycji
• ilość sprzedanych sztuk na pozycji
• metoda dostawy
• status przesyłki

Przykłady zastosowania:

Wyślij email dla zamówień o które otrzymały status X

Wyślij email dla zamówień do których została wygenerowana etykieta

Wyślij email z przypomnieniem o płatności dla zamówień nieopłaconych przez X dni

Wyślij email z trackingiem przesyłki

Wyślij email, gdy wygenerowano dokument sprzedaży

Wyślij mail w języku X dla zamówień pochodzących z kraju Y

Wywołaj adres URL

Wywołaj adres URL jest to nowy mechanizm w Apilo, pozwalający na wysyłanie informacji pod ustalony przez administratora adres URL (wysyłając żądanie HTTP GET), bezpośrednio po wykonaniu zdefiniowanych wcześniej zadań automatycznych np. po opłaceniu zamówienia czy zmianie statusu zamówienia. Rozwiązanie zapewnia prostą i skuteczną metodę komunikacji pomiędzy systemem Apilo a serwerem zewnętrznym, bez potrzeby cyklicznego odpytywania aplikacji.

Dostępne parametry w adresie, które można przekazać do swoich systemach:

• {orderId} – numer zamówienia
• {orderIdExternal} – numer zamówienia zewnętrzny
• {orderDate} – data złożenia zamówienia
• {salesChannel} – źródło / kanał sprzedaży
• {orderStatus} – status zamówienia
• {paymentStatus} – status płatności
• {paymentMethod} – sposób płatności

Przykłady url

https://moj.system.pl/akcja_przy_zmianie_statusu_zamowienia/?zamowienie={orderId}&status={orderStatus}

https://moj.system.pl/akcja_przy_zmianie_statusu_platnosci/?zamowienie={orderId}&statusPlatnosci={paymentMethod}&metoda={paymentMethod}

https://moj.system.pl/utworzono_zamowienie/?zamowienie={orderId}&status={orderStatus}&dataZlozenia={orderDate}

Definiując różne zadania automatyczne z akcją „Wywołaj adres URL” w systemie Apilo możesz z łatwy sposób informować zewnętrzy serwer o wystąpieniu zadarzenia.

Zwrot płatności Allegro

Apilo pozwala na zwroty płatności dla zamówień pochodzących z Allegro. Zadania automatyczne pozwalają usprawnić ten proces. Możesz stworzyć zadanie które wykona automatyczny zwrot płatności dla zamówień anulowanych.

Złóż wniosek o zwrot prowizji Allegro

Apilo pozwala na składanie wniosków o zwrot prowizji dla zamówień pochodzących z Allegro. Zadania automatyczne pozwalają usprawnić ten proces. Możesz stworzyć zadanie które:

• Wyśle wniosek o zwrot prowizji dla zamówień anulowanych
• Wyśle wniosek o zwrot prowizji dla zamówień nieopłaconych przez X dni od daty złożenia

Autoresponder Allegro

Apilo posiada wbudowany autoresponder dla wiadomości wysyłanych przez kupujących w Centrum wiadomości oraz w Dyskusjach Allegro. Stworzone zadanie pozwoli na wysyłanie automatycznych wiadomości w oparciu o warunki:

• źródło kanał sprzedaży
• typ wiadomości (Centrum wiadomości / dyskusja)

Dodatkowo możesz użyć opóźnienia dla wysyłanych odpowiedzi – może to być:

• 15min
• 30min
• 60min

Przykładowy zastosowania:

Odpowiedz na każdą wiadomość klienta Allegro w godzinach pracy

Odpowiedz tylko na pierwszą wiadomość klienta Allegro w godzinach pracy

Odpowiedz na każdą wiadomość klienta Allegro poza godzinami pracy

Odpowiedz tylko na pierwszą wiadomość klienta Allegro poza godzinami pracy

Odpowiedz na każdą wiadomość klienta w dyskusji Allegro w godzinach pracy

Odpowiedz tylko na pierwszą wiadomość klienta w dyskusji Allegro w godzinach pracy

Odpowiedz na każdą wiadomość klienta w dyskusji Allegro poza godzinami pracy

Odpowiedz tylko na pierwszą wiadomość klienta w dyskusji Allegro poza godzinami pracy

Słuchając potrzeb sprzedawców intensywnie pracujemy nad rozbudową modułu zadań automatycznych. Zachęcamy do zapoznania się z poniższą listą funkcji automatyzacji, które planujemy wprowadzić do systemu w najbliższym czasie.

Sposób, w jaki Twoja firma prezentuje ofertę na różnych kanałach sprzedaży i realizuje zamówienia klientów, bezpośrednio wpływa na jakość obsługi i ogólnie rentowność biznesu. Poleganie na ręcznym procesie wielu etapów realizacji zamówień nie tylko zabiera cenny czas i generuje dodatkowe wydatki, ale też może narazić Cię na ryzyko złej obsługi klienta i wpłynąć na sam biznes. Apilo to nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji zamówień – pozwala na masowe wystawianie ofert, pobiera zamówienia bezpośrednio z podłączonych kanałów sprzedaży do systemu i dalej – do magazynu w celu realizacji zamówienia, a wszystko to bez konieczności ponownego wprowadzania danych.

Jedną z największych przeszkód w realizacji zamówienia jest ilość wymaganej, powtarzalnej pracy. Wyeliminuj to, automatyzując proces wprowadzania zamówień z Apilo. Zmniejsza to czasochłonne i nudne zadanie ponownego wprowadzania danych i zmniejsza presję na zapracowany zespół obsługi klienta.

Przy przetwarzaniu danych przez człowieka zawsze pojawia się pewna ilość błędów. Wprowadzając rozwiązanie do automatyzacji zamówień jak Apilo zmniejszasz możliwość ich wystąpienia, w ten sposób upewniając się, że Twój klient za każdym razem będzie obsłużony właściwie.

Czas to pieniądz, a ręczne przetworzenie zamówienia wymaga czasu. Automatyzacja tego procesu z Apilo eliminuje to i uwalnia pracowników obsługi klienta do wykonywania ważniejszych zadań.

Eliminując potrzebę ponownego wprowadzania danych, możesz dać swoim pracownikom możliwość wykonywania bardziej satysfakcjonujących zadań z wartością dodaną. Bardziej zaangażowani i zadowoleni pracownicy są w stanie zapewnić wyższy poziom obsługi klienta.

Dzięki skróceniu czasu oczekiwania na przyjęcie zamówienia i szybszemu przetwarzaniu wewnętrznemu Twoje zamówienia mogą zostać zrealizowane w znacznie krótszym czasie. Oznacza to również, że faktury mogą być generowane wcześniej, a proces od zamówienia do płatności jest skrócony, co pomaga utrzymać dodatni przepływ gotówki.

Wszystkie powyższe korzyści sprawiają, że zespół obsługi klienta jest w stanie zaoferować wyższy poziom obsługi klienta. Który klient nie chciałby cieszyć się z szybszej i bezbłędnej realizacji zamówienia? Z Apilo to będzie proste!